Заявление на выдачу наличных под отчет образец директору

Оглавление:

Выдача денег под отчет директору

Вопрос-ответ по теме

Директор и учредитель одно и то же лицо, МП на УСН. Должен ли директор писать заявление, и на чье имя, о выдаче подотчетных сумм из кассы, с расчетного счета? Или правильнее учесть это в учетной политике?

Выдавайте руководителю деньги под отчет в том же порядке, что и обычному работнику. Никаких исключений из правил для генерального директора нет.

То есть директор, желающий получить деньги под отчет, точно так же на каждую сумму должен писать заявление (п. 6.3 Указания № 3210-У). Подавая заявление на выдачу денег под отчет, директор пишет такие же формулировки, что и любой другой сотрудник. Но вот визировать ему свое заявление не надо. Так как заявление ему нужно писать на имя кассира или другого лица, ответственного за оформление кассовых операций.

Если подотчетные деньги перечисляются на карты сотрудников, тогда в заявление следует добавить еще такое поле, как «Реквизиты банковской карты».

Обоснование. Выдать деньги под отчет вы можете только на основании заявления от работника (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем заявление следует брать и при выдаче средств из кассы и при их перечислении на личные или зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Составляется заявление на подотчет в произвольной форме, но обязательно там должны быть отражены следующие реквизиты: требуемая сумма наличных, срок, на который выдаются деньги, дата, подпись руководителя или предпринимателя (п. 6.3 Указания № 3210-У). Причем каких-либо ограничений по размеру подотчетных и срока, на который они выдаются, в законодательстве нет. Под отчет можно выдать любую сумму и на любой срок, если это одобрил руководитель.

Так вот, чтобы ваши работники каждый раз сами не ломали голову, что писать в заявлении, вы можете сделать для них единый шаблон. Каждый раз они будут заносить туда свои данные. Примерный образец шаблона мы представили ниже.

ООО «Зеленый дом»

работающего в должности

__менеджера по закупкам_

Заявление

Прошу выдать мне под отчет наличные денежные средства в сумме _50 000 _

(_Пятьдесят тысяч____) руб. для покупки _отделочных_материалов________.

(сумма прописью) (цель выдачи денежных средств)

___для ремонта офиса на срок пять календарных дней.

(количество дней, на которые выдаются деньги)

(дата) (подпись) (расшифровка подписи)

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует

Бухгалтер Леонова__ А.В. Леонова

(подпись) (расшифровка подписи)

Генеральный директор Поляков А.П. Поляков

(подпись) (расшифровка подписи)

Оформляйте такое заявление при каждой выдаче денег работникам, включая руководителя. Поскольку для него никаких исключений не предусмотрено. Однако бланк для директора составьте с несколько иными формулировками. Например, вместо «Прошу выдать…» напишите «Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере…». Ведь руководитель не может сам у себя просить деньги. В конце заявления предусмотрите место только для одной подписи директора. Она будет одновременно и разрешающей.

Если же вы перечисляете деньги под отчет на карты работникам, то тогда добавьте в шаблон заявления еще такое поле как «Реквизиты карты». Туда работник будет вписывать наименование банка, его БИК, корреспондентский счет, ИНН/КПП, номер лицевого счета своей карточки. А к авансовому отчету в последствие приложит документы, подтверждающие оплату этой картой.

Ну и еще один реквизит, который лучше отразить в заявлении — это сведения об отсутствии задолженности у работника по ранее выданным суммам. Их важно отметить, поскольку вы можете выдать сотруднику деньги под отчет, только если он отчитался по предыдущим суммам (абз. 3 п. 6.3 Указания № 3210-У). Если нет — то перечислять подотчетные средства работнику нельзя. За игнорирование этой обязанности фирму могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а предпринимателя — на 4000 — 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Судьи в таких вопросах обычно поддерживают налоговиков. И подтверждают, что выдача под отчет денег работнику, имеющему задолженность, является административным нарушением (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 22.08.2014 № А45-5774/2014 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2014 № 09АП-47328/2013).

Поэтому, чтобы не попасть под штрафы, проверяйте информацию об отсутствии долгов в заявлении. Тогда руководитель станет подписывать заявление только после соответствующей визы бухгалтера.

Отчитаться по суммам, полученным под отчет, сотрудники должны не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на которые они выданы. Или в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки, если деньги были выданы на нее (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Например, если работник вернулся из командировки в пятницу, то крайний срок отчета наступит в следующую среду.

Подотчетнику необходимо составить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расход денег — копии чеков, накладные и пр. (п. 6.3 Указания № 3210-У). Без оправдательных бумаг утверждать авансовый отчет нельзя. Так как налоговики могут посчитать в таком случае подотчет доходом работника. И с ними согласятся судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

Вам же, как бухгалтеру, надо следить за тем, чтобы сотрудники отчитывались о полученных и истраченных средствах во время. Поскольку если это не будет сделано, то выданные под отчет средства вам придется посчитать задолженностью работника и удержать их из его зарплаты. Если же вы решите не взыскивать долг, то на подотчетные надо будет начислить страховые взносы. Такой невыгодный вывод содержится в новом письме ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250. Правда, если работник предоставит авансовый отчет с подтверждающими документами, то взносы придется пересчитать в сторону уменьшения.

Таким образом, чтобы избежать столь сложной процедуры, которой советуют придерживаться чиновники, а также обезопасить себя от возможных штрафов и доначислений со стороны контролеров всегда проверяйте сроки по подотчету. И если они уже заканчиваются, требуйте работников оформить авансовый отчет и приложить к нему все подтверждающие бумаги.

Отметим, что под отчет можно не только выдавать наличные, но также перечислять нужные суммы на зарплатные или личные карты работников. А к документальному оформлению безналичного подотчета специалисты финансового ведомства предъявляют дополнительное требование. В письме Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 указано, что условие о перечислении подотчетных средств на карты следует прописать в учетной политике для целей бухучета. И это несмотря на то, что в законодательстве подобного требования нет, и ответственности за его несоблюдение тоже нет. Однако, чтобы вопросов со стороны проверяющих не возникало, лучше предусмотреть соответствующие нормы в учетной политике.

Мы советуем добавить в бухгалтерскую учетную политику информацию о том, что вы можете выдавать суммы в подотчет как через кассу, так и на карты работников. Даже если пока вы выдаете только наличные. Ведь дополнительное условие вас ни к чему не обяжет, а возможно, в будущем вам потребуется перечислять подотчетные средства на карту.

Примерный образец формулировок мы представили ниже.

Общество с ограниченной ответственностью

Приложение к приказу от 29.12.2014 № 64

Учетная политика для целей бухгалтерского учета

10. Порядок расчетов с подотчетными лицами

10.1. Денежные средства работникам под отчет на хознужды, закупку горюче-смазочных материалов и командировочные расходы организация выдает наличными или перечисляет на зарплатные и личные банковские карты работников.

10.2. Способ выдачи подотчетных средств работник указывает в заявлении, которое должен подписать генеральный директор организации или его заместитель.

10.3. По окончании срока, на который выданы подотчетные суммы, работник должен в течение трех рабочих дней в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие расходы документы. Неиспользованный остаток денег он вносит в кассу организации независимо от способа получения (наличными или на карту).

Один важный момент — оформляя платежку на перечисление подотчетных сумм на карту, в назначении платежа укажите, что это подотчетные средства. Тогда не будет никаких сомнений, что суммы вы выдали именно под отчет, а не в качестве зарплаты. И налоговики не доначислят вам НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Читайте так же:  Квартира куплена в ипотеку нужно ли платить налог

Как написать заявление на выдачу подотчетных сумм (образец)

Выдача денег под отчет разрешена сотрудникам, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору. К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.

Но независимо от категории подотчетного лица правила предоставления средств им одинаковы – только на основании заявления! Но как его правильно оформить?

Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы

Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица. Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет?

Основные требования к составлению заявлению все-таки есть – они описаны в п.6.3 Указания №3210-У:

  • документ оформляется в письменном виде и в произвольной форме, и обязательно на бумажном носителе. При этом не запрещается подготовка данного документа с помощью печатающих средств;
  • пишется на имя руководителя компании (предпринимателя) с указанием ее названия, Ф.И.О. ее руководителя и Ф.И.О. самого подотчетного лица и его должности;
  • в заявлении указывается направление расходования средств, требуемая сумма денег и срок, на который она выдается;
  • заявление подписывается самим подотчетным лицом;
  • в документе обязательно указывается дата оформления заявления;
  • и ставится руководителем (предпринимателем) разрешительная виза. В этой визе проставляется подпись, сопровождаемая Ф.И.О. руководителя, расшифровкой его должности, датой визирования заявления, суммой и сроком, на которые разрешается выдать деньги.

Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.

Образец оформления заявления на выдачу денег под отчет сотруднику в формате word можете скачать ЗДЕСЬ.

Таким образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам. И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю).

Как уже указывалось ранее, заявление можно подготовить и с помощью печатных устройств. Но от руки должны быть оформлены:

  • подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
  • подпись подотчетного лица и дата составления документа;
  • отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
  • виза от руководителя компании.

Все остальные данные в заявлении можно и напечатать.

Можно ли ставить на заявлении факсимильную подпись руководителя?

Главное в выдаче подотчетных сумм сотрудникам – разрешение руководителя компании, которое удостоверяется его подписью. Но вот вопрос: какую подпись можно поставить — собственноручную или факсимильную?

Вопрос применения факсимиле является довольно спорным.

С одной стороны, есть судебная практика, в которой факсимильная подпись признается лишь способом проставления оригинальной, личной подписи. В частности, есть определение ВАС РФ №ВАС-755/10 от 19.02.2010г., в котором указывается, что действующее законодательство РФ не содержит запретительных норм на подписание документов руководителем компании посредством использования штампов-факсимиле.

Да, действительно, факсимильная подпись является воспроизведением собственноручной с помощью средств механического или иного копирования. Применение факсимиле разрешается статьей 160 Гражданского Кодекса РФ, но при этом на основании п.3 статьи 2 ГК РФ положение статьи 160 не распространяется на налоговые и иные финансовые и административные отношения.

Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.

Стоит напомнить, что заявление на получение подотчетных средств, подписанное руководителем, является основанием для оформления расходного кассового ордера для выдачи сотрудникам подотчетных сумм. В этом случае разрешительная подпись руководителя компании служит распоряжением кассиру о выплате денежных средств, а заявление признается формой платежного документа, содержащего в себе указанное распоряжение.

Кроме того, в Указании №3210-У есть прямая норма, разрешающая использование факсимиле: в п.4 говорится, что применение для ведения кассовых операций факсимильной подписи допускается только работниками – инвалидами по зрению. Но сами эти работники не должны являться кассирами, а факсимиле используется ими для подтверждения факта совершения кассовой операции в отношении них.

Это означает, что во всех остальных случаях использование факсимиле при оформлении кассовых документов, включая и заявление на получение средств под отчет, не допускается. И этот запрет распространяется и на оформление документов предпринимателями.

Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм

От сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору

Очень многие компании беспокоит один вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет не работнику предприятия? На это прямой ответ дает само Указание Банка России №3210-У. Своими пунктами 6.3 и 5 Указание №3210-У разрешает выдавать средства работникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

При этом не имеет значения:

  • ни срок договора;
  • ни продолжительность работы, т.е. он может быть заключен на разовое выполнение задания или на постоянное сотрудничество с пролонгацией;
  • на характер самой работы – дистанционная или в офисе; подряд, услуги и т.д.

Но важным условием является – заключение гражданско-правового договора именно с физическим лицом, у которого нет регистрации в качестве предпринимателя. Это проистекает из анализа пункта 5 Указания №3210-У. При наличии такого договора разрешается выдача подотчетных сумм работникам, которые находятся вне штата предприятия (предпринимателя).

Однако каков порядок выдачи внештатному сотруднику (по тексту далее – подрядчик) денег под отчет? Точно такой же, как и для штатного работника:

  1. подрядчик должен написать заявление на подотчетные деньги, указав в самом заявлении:
  • основание для получения указанных средств, т.е. реквизиты гражданско-правового договора и характер выполняемой работы;
  • свою «должность», т.е., например, «от подрядчика Иванова Виктора Степановича».
  1. срок отчета по выданным под отчет средствам остается тот же — 3 рабочих дня по истечении срока, подтвержденного руководителем (предпринимателем) в заявлении подрядчика;
  2. предоставление авансового отчета со всеми подтверждающими расход документами. При этом в самом авансовом отчете (если используется форма Госкомстата, утвержденная его Постановлением №55 от 01.08.2001г.) в строке «Профессия (должность)» следует указать «подрядчик» или «договор подряда №…от…», например.

Наличие такой конкретики избавит от необходимости придумывать, чем заполнить иные строки авансового отчета, в частности «Табельный номер» и «Структурное подразделение».

Очень часто для того, чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов, дополнительно организациям (предпринимателям) рекомендуют в Положении о подотчетных лицах сделать уточнение для сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, о распространении на них общих правил выдачи подотчетных сумм и подтверждения их целевого расхода. Без этого можно и обойтись, но лишним не будет.

Образец заявления на выдачу денежной суммы под отчет лицу, не являющемуся сотрудником фирмы можно ЗДЕСЬ.

Но вот указать на возможность получения подрядчиком средств под отчет из кассы предприятия (предпринимателя) и о правилах подтверждения их целевого расхода в договоре подряда (или в ином гражданско-правовом договоре) все-таки следует.

Тогда ни у кого не возникнет сомнений, что выданные деньги – это подотчетные средства, а не аванс. Кроме того, и у подрядчика не возникнет тогда никаких претензий к работодателю.

Руководитель фирмы (юридического лица или компании предпринимателя) – это тоже сотрудник, который, как правило, работает по трудовому договору. И на этот счет Указание №3210-У не предусматривает дискриминации, относя руководителя к разряду обычных сотрудников.

А это значит, что получать указанный сотрудник средства под отчет будет в общем порядке, т.е. на основании заявления. Правда, само заявление не пишется на имя руководителя, а обезличенно. Например, «Заявляю о необходимости в получении под отчет 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей для покупки канцтоваров».

Самое главное, чтобы в заявлении были указаны срок, на который должна быть выдана сумма, сама требуемая сумма, а также должны стоять собственноручная подпись руководителя и дата оформления заявления.

И тогда уже на основании такого заявления оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства.

А, если руководитель (предприниматель) совмещает должности, выполняя функции кассира? С одной стороны, выдача подотчетных сумм работникам, к которым относится и руководитель компании требует оформления заявления. А с другой стороны, заявление необходимо, как разрешение кассиру на выдачу денег для оплаты расходов предпринимательской деятельности предприятия (п.6.3 Указания №3210-У).

И если кассиром является руководитель этого предприятия, то какой смысл в заполнении заявления? В этом качестве вполне может хватить и расходного кассового ордера. Только при его заполнении следует в строке «Основание» указать: «выдача денег под отчет для оплаты …., на срок ….».

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм директору можно скачать ПО ССЫЛКЕ.

Тогда самое лучшее будет закрепить в Положении о подотчетных лицах, что руководитель организации при совмещении им обязанностей кассира (!) оформляет на получение подотчетных средств только расходный кассовый ордер.

Читайте так же:  Подоходный налог если есть 3 детей

А вот отчитываться придется в общеустановленном порядке — с заполнением авансового отчета.

Нужно ли заявление, если сотрудник потратил свои деньги?

Выдача подотчетных сумм – это предоставление работникам денег в качестве аванса для оплаты предстоящих расходов. Поэтому для указанных целей требуется заявление и последующий отчет о произведенных тратах. Даже сам этот отчет называется не иначе, как авансовый!

В случае же, когда сотрудник потратит собственные средства на нужды предприятия, возникает обязательство компании погасить возникшую задолженность. И вот тогда-то и наступают проблемы.

Дело в том, что налоговые органы не очень довольны подобными тратами, пытаясь признать процедуру передачи имущества организации, купленной на деньги сотрудника, как куплю-продажу. В этом случае полученные в погашение задолженности средства от компании-работодателя налоговики считают доходом сотрудника.

Однако это можно оспорить, если документы по произведенным за счет сотрудника расходам сразу оформлены на имя компании.

Кроме того, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами, можно:

  • оформить беспроцентный заем, который предоставляется организации ее работником. Далее эти средства «выдаются» сотруднику под отчет. Причем, оформить эти две операции следует одним днем. Но тут есть свои неловкости. В частности, за беспроцентными займами пристально следят налоговики. Особенно, их опасно оформлять, когда компания имеет денежную выручку в кассе или средства на расчетном счете. Кроме того, возникает проблема с датой оформления всей операции: по дате совершенной покупки? А если она была осуществлена вчера – днем, когда закрыты все записи по кассовой книге? Таким образом, беспроцентный заем хорош тогда, когда операция по оплате расходов и «оформление» условного заемного договора происходит в течение одного рабочего дня до закрытия кассовой книги. И главное – чтобы сотрудник не потратился с помощью платежной карты. Тогда идея с беспроцентным займом окажется бесполезной;
  • но можно издать приказ по предприятию, в котором утвердить возможность расходования личных средств на нужды компании, при каких условиях и какими сотрудниками (т.е. указать должности и даже Ф.И.О. конкретных лиц). Кроме того, не лишним будет утверждение и порядка отчета по совершенной покупке, например, с помощью авансового отчета и посредством подготовки заявления сотрудникам с просьбой возместить ему потраченные им средства в интересах деятельности предприятия.

Самое главное в этом случае, чтобы документы на совершенную покупку (если это возможно формой документа) были оформлены сразу на компанию (предпринимателя).

Можно ли перечислить деньги в подотчет на карту сотрудника?

Можно. Тем более судебная практика на сегодня довольно противоречива. Главное – это возможность предприятия (предпринимателя) документально подтвердить целевой характер перечисленных на зарплатную карту средств. Для этой цели в Положении о подотчетных лицах следует:

  • прописать возможность перечисления средств на карту и каких сотрудников;
  • утвердить порядок отчета по этим средствам (авансовый отчет и сроки его сдачи);
  • определить порядок перевода средств. Т.е. при перечислении на зарплатную карту подотчетных денег следует в платежном документе указать «выдача средств под отчет».

А нужно ли писать в этом случае заявление? Дело в том, что заявление – обязательное условие выдачи средств из кассы (!). Но оно станет не лишним и при предоставлении денег под отчет в безналичной форме:

  • его наличие успокоит налоговиков;
  • оно поможет в контроле расходования денег на предприятии;
  • и его наличие позволит бухгалтеру без рисков производить подотчетные переводы.

Тем более для оформления такого заявления можно пользоваться формой, которая предусмотрена для выдачи наличных подотчетных сумм работникам.

Как производится выдача денег под отчет сотрудникам организации и как правильно организовать этот процесс.

В этой статье найдете образец записи в трудовой книжке об увольнении за прогул.

Видео — как правильно оформить заявление на выдачу денег в подотчет на командировочные расходы:

ОФД, ЭЦП, онлайн-кассы, бухгалтерия и другие полезные сервисы для предпринимателей — ОЗНАКОМИТЬСЯ СО ВСЕМ СПИСКОМ МОЖНО ЗДЕСЬ >>>

Выбор терминалов для приема банковских карт и выгодный эквайринг ЗДЕСЬ >>>

Онлайн-касса и готовое решение для автоматизации магазина, общепита, услуг — ПОДРОБНЕЕ >>>

Подотчет директору

Выдача денег подотчет начинается с оформления заявления подотчетника и проставления на нем разрешительной визы директора (лица, уполномоченного директором принимать решения о расходовании денег из кассы). В заявлении указываются сумма и срок, на который должны быть выданы наличные. Оформлять такие заявления необходимо для соблюдения порядка ведения кассовых операций.

Но когда деньги из кассы должен получить подотчет сам директор, он вместо заявления на выдачу в подотчет издает распоряжение о выдаче ему денег из кассы (так как он не может написать заявление самому себе). Распоряжение полностью заменяет заявление, поскольку содержит все обязательные данные: кому, сколько и на какой срок должны быть выданы наличные, подпись руководителя и дату.

Оформление распоряжения о выдаче денег подотчет директору

Все поля, включая даты и суммы, могут быть заполнены на компьютере до распечатки распоряжения. После директор просто его подпишет. Подписи главбуха (бухгалтера) или кассира на распоряжении не нужны.

Образец распоряжения на выдачу наличных под отчет

Заявление на выдачу наличных под отчет

Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.

Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется распоряжение.

Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.

Что должно быть в заявлении о выдаче наличных под отчет

Необходимый минимум данных в заявлении:

— сумма выдаваемых под отчет наличных;

— на какой срок выдаются наличные;

— подписи подотчетника и директора;

— дата подписания заявления директором.

Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.

Можно ли заполнить заявление о подотчете на компьютере

Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.

Что будет за подотчет без заявления

Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.

Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.

Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления

Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.

Составляем заявление на подотчет от директора — образец

Заявление на подотчет от директора — образец его вы увидите в этой публикации — законодательно не регламентирован. Кроме того, существует ряд разногласий на тему, стоит ли его вообще оформлять. Подробнее эти вопросы разберем в данной статье.

Правила для получения денег под отчет

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется путем выписки расходного кассового ордера (далее по тексту — РКО). Основанием для выписки РКО служит заявление самого подотчетного лица, составленное в письменной форме, или распорядительный документ хозсубъекта.

В заявлении, которое оформляется в произвольной форме, должны содержаться:

  • сведения о сумме денег под отчет;
  • информация о сроке использования выданных под отчет средств для произведения целевых расходов;
  • дата и подпись директора компании.

До 19.08.2017 деньги под отчет выдавались только при условии, что у подотчетного лица не было задолженности по денежным средствам, выданным под отчет в предыдущий раз. С вышеозначенной даты подотчетные суммы разрешается выдавать, даже если подотчетник не погасил прошлые долги.

Особенности выдачи средств под отчет директору

Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.

Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.

В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

  • дата и регномер;
  • Ф. И. О. подотчетника;
  • сумма и период, на который она выдана;
  • виза руководителя компании или ИП.
Читайте так же:  Какой штраф за езду с просроченной страховки в 2018 году

Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте здесь.

Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.

Как оформляется заявление о выдаче денег под отчет директору

Многие считают, что раз директор сам у себя запрашивает выдачу средств под отчет, то заявление или приказ составлять не нужно. Это мнение ошибочно.

Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.

Директор в данном случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного сотрудника организации, и ее руководителя (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).

Основным отличием случая оформления заявления подотчет директору является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы директора на своем заявлении также не выглядит неправомерным.

В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.

Какая ответственность за отсутствие заявления

Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:

  • Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
  • Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.

Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день директор может оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим РКО.

Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.

Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Где найти образец заявления на подотчет директору

Для того чтобы облегчить работу бухгалтерии и сократить затраты времени персонала на оформление документов на выдачу средств под отчет, полезно заготовить на предприятии их бланки.

С образцом заявления можно ознакомиться на нашем сайте.

При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.

Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.

Выдаем денег в подотчет из кассы

Общие положения ведения кассовых операций

Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов:

  1. Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
  2. Выдача денег физическому лицу.
  3. Отчет по израсходованным суммам.
  4. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.

Приказ или заявление на выдачу денег в подотчет 2018

С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется согласно распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время заявление на подотчет 2018 применяется только по желанию организаций.

Заявление на выдачу денег в подотчет 2018 составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».

Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм 2018

Организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно, это может быть приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств.

Внутренний распорядительный документ должен обязательно содержать записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм

Выдача денег в подотчет из кассы 2018

Выдача подотчетных сумм работникам 2018 оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). РКО составляется в одном экземпляре.

Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится выдача.

РКО по форме КО-2

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Подотчетные средства, выдача и отчет

Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с 19.08.2017, коснулось выдачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать под отчет было нельзя.

Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.

Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.

Возврат неизрасходованных денежных средств

В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У).

Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).

ПКО по форме № КО-1

Погашение задолженности по авансовому отчету

В случае превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет, то работнику следует к авансовому отчету приложить заявление.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации и или ИП.

Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.