Пример документа служебная записка

Оглавление:

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Как написать служебную записку: образец, пример составления, бланк

    Как написать служебную записку (образец)? Такой вопрос время от времени задают представители различных профессиональных областей. Это обусловлено тем, что записка представляет собой один из наиболее популярных и востребованных вариантов взаимодействия между руководителем и его подчиненными. Образец служебной записки представлен нами немного ниже по тексту, в той части статьи, где описано, как правильно составить служебную записку.

    Пример

    Как заработать на командировке?

    Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

    Какие вопросы можно решить через служебную записку?

    Формой внутреннего документооборота, которая позволяет максимально эффективно и оперативно решать повседневные рабочие вопросы, является служебная записка.

    Этот документ составляют с целью уведомления уполномоченных должностных лиц о возникшей проблеме, внесения предложений по ее решению или согласования действий, которые необходимо предпринять.
    Немаловажную роль в применении служебных записок играет то, что с их помощью можно обратить внимание руководства на то, что сотрудник выявил некую проблему в процессе своей деятельности и ведет работу по ее устранению. В ситуации, когда специалист не имеет возможности решить вопрос самостоятельно, без взаимодействия с другими сотрудниками, служебная записка служит способом официального информирования их об этом. Таким образом, ответственность за решение вопроса делегируется тем должностным лицам, в чьей компетенции находится проблемная область.
    Единой формы служебных записок не существует. Они могут быть составлены в свободной форме. При этом допускается использование не только бумажных носителей, но и электронные средства связи.

    Читайте так же:  Где работать по професии экспертиза управление недвижимостью

    Как составить служебную записку (пример, форма, шаблон)

    Теперь, когда стало понятно при каких обстоятельствах можно использовать документ, необходимо рассмотреть пример написания служебной записки. Как уже было сказано выше, нет какого-либо единого бланка служебной записки. Но некоторые требования к оформлению документа все-таки существуют.

    Служебная записка должна содержать:

    1. Информацию об адресате. В верхней части документа, ближе к правому углу должны быть указаны фамилия, имя, отчество лица, которому направлено обращение и его должность.
    2. Номер и наименование документа, указывают чуть ниже.
    3. Суть вопроса. Описание проблемы, предложения по ее решению, просьба или требование о принятии соответствующих мер.
    4. В завершении необходимо указать фамилию, инициалы и должность лица, составившего служебную записку.

    Таким шаблоном служебной записки допустимо пользоваться при необходимости.

    Образец оформления служебной записки

    Рассмотрим на элементарном примере, как пишется служебная записка (образец). Здесь мы продемонстрируем, каким может быть текст служебной записки.

    Итак, пример служебной записки:

    Коммерческому директору ООО «Молот»
    Третьякову Михаилу Сергеевичу
    г. Волгоград 13 августа 2014 года

    В коммерческом отделе с 11 августа 2014 сломан принтер с функцией сканера. Для его ремонта необходимо вызвать специалиста по ремонту офисной техники. Стоимость работ по устранению неисправности с учетом приобретения необходимых деталей составляет 1790 (одна тысяча семьсот девяносто) рублей. Смету на проведение работ прилагаю. Во избежание задержек по рассылке счетов клиентам ООО «Молот» прошу выделить необходимые денежные средства до 20 августа 2014 года.
    С уважением, руководитель проектов, Семенов Игорь Анатольевич.

    Ниже расскажем, как написать служебную записку в электронном виде.

    Электронный документооборот и его особенности

    Многие организации уже перешли на использование средств электронной связи для обмена служебной информацией. В первую очередь к таким средствам относится электронная почта. С ее помощью отправка служебных записок значительно упрощается. Кроме того скорость решения служебных вопросов таким образом значительно увеличивается.
    В чем же разница в оформлении документов на бумажных носителях и их электронных форм? И как писать служебную записку в электронном виде? Существенной разницы нет никакой. Оформлять электронное обращение следует, так же как и служебные записки, составленные на бумаге.
    В основной части обращения (там, где происходит изложение сути проблемы и предложения о ее решении) следует следовать тем же шагам, как в примере предложенном ранее.

    Единственная разница заключается в том, что при составлении служебной записки в виде электронного документа нет необходимости в указании адресата. Его имя будет размещено в строке «Адрес». Если документооборот осуществляется через один общий ресурс (к примеру, один электронный ящик на весь отдел), то в строке, предназначенной для наименования темы письма, следует указать, кому адресовано обращение.

    Кроме того, электронная почта, позволяет настроить функцию по автоматическому присвоению подписи в конце письма. Это дает возможность значительно сократить количество времени потраченного на составление служебной записки. Если в вашем почтовом ящике отсутствуют такие настройки, в конце послания нужно обязательно указать свои идентификационные данные, т.е. фамилию, инициалы и занимаемую должность.

    Очень важно при использовании электронной почты запрашивать уведомление о прочтении письма (достаточно просто задать такой параметр в соответствующем окошке). Это станет доказательством того, что обращение действительно было отправлено нужному адресату в конкретный промежуток времени.

    Служебная записка

    Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях однотипности оформления документации.

    Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

    В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.

    Состав полей служебной записки:

    • Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;
    • Дата составления и регистрационный номер служебной записки;
    • Собственно наименование «Служебная записка«;
    • Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;
    • Непосредственно текст служебной записки;
    • Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;

    Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике, в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.

    Служебная записка — пример написания, образец бланка

    Работающим в разных сферах деятельности гражданам часто приходится сталкиваться с непредвиденными ситуациями, поэтому их интересует ответ на вопрос, как написать служебную записку, и где взять образец?

    Этот документ является одним из самых востребованных и распространенных способов взаимодействия между руководящим составом фирмы и работниками. В данной статье мы расскажем, как правильно написать служебную записку и предоставим для ознакомления образец служебной записки.

    Необходимость в написании служебной записки

    Служебная записка представляет собой форму документооборота внутри предприятия, которая позволяет в короткие сроки оперативно решать текущие производственные ситуации. Служебная записка призвана выполнять следующие цели:

      • Быстрое уведомление должностного лица о возникшей на текущий момент проблеме
      • Внесение предложений по ее устранению или согласование плана намеченных действий

    Подача служебной записки несет ряд положительных моментов для производственного процесса на предприятия. Данный документ является прямым доказательством факта, что специалист, обнаружив проблему в рабочем процессе, за который он отвечает, оперативно осветил ее руководству.

    Определенной формы служебной записки не установлено, поэтому бумага составляется в произвольной форме и передается руководству, как на бумажном носителе, так и посредством электронных средств связи.

    Оформление служебной записки

    Мы с вами выше разобрались, в каких случаях необходимо написать и подать руководству служебную записку. Теперь рассмотрим пример составления рассматриваемого нами документа, и как мы говорили выше, специального бланка служебной записки не предусмотрено, но общепринятые требования к содержанию документа имеются.

    Среди них можно отметить:

    1. В правом верхнем углу документа в обязательном порядке указывается адресат служебной записки. Необходимо написать фамилию, имя, отчество, должность лица, на имя которого составляется служебная записка.
    2. Под этими данными прописывается номер и название документа.
    3. После этого специалист раскрывает суть проблемного вопроса, с которым он столкнулся в поле своей деятельности на предприятии. Или описывает ситуацию, с которой он сам справиться не в состоянии и для этого требуется помощь других специалистов.
    4. Далее необходимо прописать предложения по разрешению сложившейся ситуации. Или автор служебной записки проговаривает действия, которые он ожидает от должностного лица, на имя которого подается документ.
    5. Внизу документа указывается фамилия, имя, отчество и должность лица, направившего служебную записку.
    Читайте так же:  Приказ 458 об утверждении правил пограничного режима

    Данным шаблоном служебной записки в случае необходимости может воспользоваться каждый работающий гражданин.

    Как написать служебную записку — образец и пример написания

    Давайте рассмотрим на конкретном примере, как пишется служебная записка (образец). В изложенном ниже примере содержится текст служебной записки, который можно взять в качестве образца при написании деловой бумаги.

    Пример служебной записки

    Ниже мы приведем пример написания служебной записки на бумаге, где субъект обращения и юридическое лицо, к которому адресована служебная записка, а также суть проблемы — вымышлены.

    Директору ОАО «Камелия»
    Кравченко Анатолию Петровичу
    г. Краснодар 15 июля 2015 года

    С 13 июля 2015 года в горячем цеху предприятия пришла в негодность печь, и для исправления поломки требуется приобрести запчасти из списка, который прилагается ниже. Суммарная стоимость деталей и работ по устранению поломки составляет 15700 (пятнадцать тысяч семьсот рублей 00 копеек).

    В настоящее время лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования израсходован, а требующихся деталей в наличии не имеется. Чтобы избежать простоя горячего цеха, прошу:

    1. Выделить указанную денежную сумму согласно списку, прилагаемому к документу.
    2. Предоставить ремонтную бригаду для выполнения работ по замене пришедших в негодность деталей.

    С уважением, начальник горячего цеха Оноприенко Валерия Викторовна.

    Оформление служебной записки в электронном виде

    Во многих организациях существует обмен информацией посредством электронной связи, поэтому при помощи электронной почты упрощается подача служебной записки. Подобный документооборот внутри предприятия имеет очевидный плюс – это оперативность рассмотрения обращений сотрудников.

    Как написать служебную записку в электронном виде? Документ не имеет существенных отличий от классического варианта на бумаге. Образец служебной записки в электронном виде почти ничем не отличается от рассмотренного выше примера. Существенная часть служебной записки в электронном виде будет аналогичной нашему примеру. В частности, описание произошедшей ситуации и комплекс предложений, вносимых сотрудником на рассмотрение.

    Вдобавок, при использовании электронной почты (собственного почтового ящика) часто уже имеется подпись, которая в автоматическом режиме вставляется в текст. Это существенно экономит время, в частности, когда пишется служебная записка. В случае если ваш электронный ящик не позволяет провести идентификацию отправителя (к примеру, когда на предприятии электронный ящик один), то в конце письма необходимо указать свою должность и ФИО.

    Не забудьте, что при отправке документа по электронной почте важно запросить уведомление о том, что отправленное вами письмо прочитано адресатом. Для этого поставьте галочку в соответствующем окне. Такое уведомление – доказательство того, что вы в определенное время на самом деле отправили служебную записку конкретному должностному лицу.

    Служебная записка от работника: цели и образец

    С какой целью она составляется?

    СЗ составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

    уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме

    внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником.

    побудить руководителя принять решение или издать распоряжение

    Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство для того, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть, не бездействовал.

    Виды служебных записок

    Рассмотрим основные виды служебных писем:

    о запросе информации;

    о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей.

    о премировании сотрудников.

    Кроме того, СЗ может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

    В СЗ могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

    Правила составления

    Главное правило, которого необходимо придерживаться при ее составлении — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст СЗ не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы СЗ не имеет. Для ее составления используется произвольная форма служебной записки образец

    Несмотря на это, при написании следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003. Оформление служебной записки по ГОСТу, образец которой показан выше, требует наличия следующих реквизитов:

    бумага должна содержать «шапку». В ней указывается, кому она адресована (должность и ФИО сотрудника в дательном падеже);

    далее указывается наименование документа;

    вносится дата составления и номер документа;

    в заголовке к тексту указывается предмет СЗ;

    описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется служебная записка: “Довожу до вашего сведения…”, далее текст служебной записки должен содержать конкретную просьбу;

    ниже указывается должность и ФИО составителя, подпись с расшифровкой.

    Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит СЗ и ознакомится с ней лично.

    СЗ в электронном виде

    Стоит отметить, что на многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому СЗ может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

    Такой способ передачи СЗ экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

    Образец документа

    Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

    При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Составление СЗ часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть пример служебной записки. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Рассмотрим наиболее частые случаи, требующие составления СЗ.

    СЗ о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Этот документ составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В ней указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения СЗ и принятия положительного решения, директор издает приказ о премировании. Как писать служебную записку директору образец:

    В случае, если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины. Как писать служебную записку образец:

    СЗ используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретение материалов. Как правильно написать служебную записку образец:

    Читайте так же:  Пособие по бедности семьям с детьми

    Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558, СЗ необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения СЗ, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

    Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

    Как написать служебную записку (образец)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.

    Для чего нужно писать служебную записку?

    Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

    Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

    Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

    Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

    Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

    В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки. Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа.

    К таковым относятся:

    1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
    2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
    3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
    4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
    5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

    Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

    Как составить служебную записку: образец оформления

    Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

    Пример служебной записки

    Директору ООО «Гвоздика»

    Слободину Владимиру Александровичу

    Г. Хабаровск 04 января 2018 года

    В кондитерском цехе с 02 января 2018 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

    1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
    2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

    С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

    Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

    Особенности электронного документооборота

    Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

    Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

    Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

    Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

    Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

    Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

    Как правильно написать служебную записку — образец?

    Служебная записка образец ее может понадобиться и работодателю, и сотруднику — имеет ряд специфических нюансов. Давайте рассмотрим, как заполняется образец служебной записки.

    Для чего составляется служебная записка?

    Служебная записка — документ, используемый в целях своевременного информирования коллег и руководства сотрудниками тех или иных подразделений фирмы о событиях, требующих внимания или принятия определенных рабочих решений. В служебной записке может отражаться:

    • запрос каких-либо сведений одним отделом (сотрудником) у другого;
    • обращение одного отдела (сотрудника) к другому за разъяснением той или иной информации;
    • предложение чего-либо, адресованное одним отделом (сотрудником) к другому.

    Служебная записка может использоваться в документообороте как между подразделениями и сотрудниками на одном уровне в системе менеджмента фирмы, так и между структурами и работниками, находящимися в субординации. В этом служебная записка отличается, к примеру, от докладной, которая чаще всего предоставляется нижестоящими подразделениями вышестоящим или руководству фирмы.

    Структура документа

    В служебной записке приводятся:

    • наименование организации;
    • Ф.И.О. и должности составителя и адресата записки, структурных подразделений, в которых они работают;
    • номер документа, дата его составления;
    • наименование документа («Служебная записка о. »);
    • основной текстовый блок, в котором фиксируется передаваемая от составителя к адресату информация;
    • блок с подписью составителя, а также лиц, со стороны которых необходимо подтверждение получения записки (как правило, ими являются сотрудники, которым документ адресован).

    В основном текстовом блоке записки фиксируются:

    • события и факты, ставшие поводом для ее составления;
    • отношение составителя к соответствующим событиям и фактам, некоторый анализ ситуации с его стороны;
    • рекомендации адресату записки или просьба к нему, касающаяся оценки событий и фактов, о которых говорится в документе, или мер реагирования на них.

    Где можно скачать пример служебной записки?

    Вы можете загрузить образец служебной записки, подготовленный нашими экспертами:

    Служебная записка — универсальный документ, который может обращаться как между подразделениями фирмы, так и между сотрудниками, равными по статусу или находящимися в субординации относительно друг друга.

    При оформлении записки важно корректное указание в ней Ф.И.О. и должностей составителя и адресата; фактов, их оценки и рекомендаций по ним (или просьб); заверение документа необходимыми подписями.

    Ознакомиться со спецификой иных распространенных видов записок, используемых во внутрикорпоративном документообороте, вы можете в статьях: