Образец приказа по личному составуСкачать

Приказы по личному составу — это какие?

Распорядительные документы – основа основ для деятельности предприятия, ведь без них наладить и организовать нормальную деятельность практически нереально. Одним из таких документов является приказ по личному составу.

Его составление происходит со стороны директора, а цель создания заключается в регулировании правовых взаимоотношений между сотрудниками и работодателями.

Формы группы и виды

Приказ представляет собой правовой акт, который создается руководителем для решения каких-либо задач предприятия. Что касается приказов по личному составу, они способствуют регламентированию и документированию трудовых отношений между сотрудником и работодателем.

В основном их оформление происходит в рамках унифицированных форм, а утверждение осуществляется силами органов статистики и нормами правительства Российской федерации.

Необходимость использования

Любые мероприятия и меры в отношении сотрудников закон призывает производить на основании соответствующих документов, которые только подкрепляют и регламентируют определенные решения руководства. В настоящее время оформление таких документов осуществляется в ситуациях, когда необходимо:

  • принять нового сотрудника;
  • перевести работника с одного места на другое;
  • осуществить отправку в командировку;
  • уволить по статье;
  • дать отпуск;
  • наградить или взыскать деньги.

На основании этих критериев также осуществляется классификация отдельных приказных документов.

Сбор данных и разработка проекта

Составление этого документа происходит на основании нескольких этапов, которые включают в себя сбор и анализ необходимых данных, а также последующую разработку соответствующего проекта. Рассмотрим каждый из этих пунктов более подробно.

  1. Сбор данных. Для того чтобы документ получился всеобъемлющим и полноценным, а также содержал в себе максимальное количество полезной и необходимой информации, важно обеспечить грамотный и рациональный сбор данных. Он осуществляется на основании компетенции старших сотрудников предприятия – генеральных директоров, главных менеджеров, заместителей. В рамках подготовки производится поиск информации по теме, на которую создается приказ, а также отсеиваются неактуальные данные. В итоге в документ попадает только «свежая» и полезная информация, которой может воспользоваться каждый сотрудник и его подчиненный.
  2. Разработка проекта. Проект приказного документа разрабатывается на основе информации, которая была собрана в предыдущем пункте. Процесс осуществляется силами генерального директора или другого главного сотрудника предприятия. Если речь идет о составлении масштабного документа, к процессу привлекаются другие сотрудники, например, руководители подразделений и прочие специалисты. Впоследствии, когда проект уже создан, остается только оформить документ в чистовом варианте, подписать его и внедрить в действие.

Структура документа

Текстовая часть приказа по личному составу включает в себя две основных структурных части – констатирующую и распорядительную.

Если в качестве инициатора формирования данной бумаги выступает непосредственный руководитель организации, то в рамках данного раздела должна в обязательном порядке содержаться информация о целях и задачах управленческих мероприятий, которые предписываются документом, а также предоставляется объяснение, в соответствии с которым имеется необходимость создания этого документа.

Если приказ издается в целях исполнения распорядительной документации различные правительства РФ и субъектов, а также представители федеральных органов указывают следующие моменты:

  • тип составляемой документации;
  • организация, которая осуществляет выпуск этой бумаги;
  • номер документации;
  • дата, в которую она составляется;
  • заголовок.

Данная часть является вводной и содержит соответствующую информацию, вводящую читателя/исполнителя приказа в курс дела. Далее следует основная структурная часть.

Распорядительная

Ее начало идет от слова «Приказываю», которое должно быть напечатано большими буквами с новой строчки без отступа абзаца. Наблюдается разделение текста приказа на пункты, который нумеруются посредством арабских цифр. Каждый из пунктов приказного документа может включать в себя действия, различные по составу и не зависящие одно от одного.

Нужное действие в рамках текста формируется с помощью инфинитива – глагола, который имеет неопределенную форму (обеспечить, разработать, внедрить, создать, сделать и т. д.).

Срок исполнения, который дается на решение той или иной задачи, также для каждого пункта оговаривается в отдельности, или же, если он является общим, выписывается в отдельный пункт для всех перечисленных действий. Отдельным пунктом идет перечисление лиц, на которых возложена ответственность за совершение описываемых действий. Так и пишется, что нужно возложить контроль на определенного сотрудника.

На практике нередко встречаются ситуации, в которых приказ, который создается заново, целиком или частично отменяет прежний документ, а также его отдельные пункты. В этой ситуации текст должен содержать в себе следующие элементы: «приказ №… считать утратившим силу с … (указывается время, с которого прежний приказ прекращает свое действие).

Что касается управленческой практики, то в ее рамках принято осуществлять согласование данного документа с определенными звеньями и службами, которые заинтересованы в работе предприятия. Это могут быть определенные структурные подразделения или юридическая служба. Они проверят факт соответствия документа основным законодательным нормам и обеспечат контроль исполнения.

Приказ начинает быть действительным с момента, когда ответственное лицо поставило на нем свою подпись. Регистрация осуществляется в отдельности от других типов документации. Индексы регистрации, присваиваемые бумагам, прикрепляются в рамках определенного календарного периода и традиционно имеют в своем составе порядковые номера.

Этапы составления и издания

Существует несколько основных этапов, в соответствии с которыми составляется данный документ.

  1. Подготовка данных. Этот этап уже оговаривался ранее. Его цель – собрать необходимый перечень материалов, на которых будет базироваться составляемая бумага. Например, нужно определить, какие задачи требуют неотложного решения, чтобы зафиксировать их в договоре.
  2. Разработка проекта. Создается приблизительная структура документа и его положения, т. е. определяются действия, которые должны быть совершены на основании этого приказа. Эта стадия находится под ответственностью непосредственных авторов приказа.
  3. Фактическое создание. Приказ печатается и подписывается. С этого момента он считается действительным и имеет полноценную юридическую силу. Изменить какие-либо пункты уже невозможно, а если и потребуется это сделать, придется формировать новые бумаги.

Таким образом, процесс формирования документа является достаточно простым и понятным, особенно, если следовать всем пунктам.

Как оформить приказ о приеме на работу, можно узнать из данного видео.

Образец приказа

В каждом пункте этого приказного документа должно содержаться детальное основание, в соответствии с которым осуществляется его издание. Рассмотрим образец классического документа по пунктам.

  1. Сначала по центру указывается организационно-правовая форма предприятия, а строкой ниже следует его название. Если название короткое и может уместиться в одну строку с формой, писать его с новой строчки не имеет смысла.
  2. Далее идет название документа заглавными буквами – «ПРИКАЗ».
  3. На следующей строке без абзаца проставляется дата составления, а затем – строкой ниже и по центру – указывается город.
  4. Далее идет название документа: «о переводе на другое место работы», «об увольнении» и т. д.
  5. Далее определяется цель приказа или его основание: «в связи с нарушением сотрудниками правил», «из-за изменения погодных условий» и так далее.

Распорядительная

  1. После прошлых данных с новой строки заглавными буквами пишется слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
  2. Затем перечисляется перечень действий в отношении конкретных работников, которые должны быть совершены на основании данного документа. Например, уволить какого-то сотрудника, перевести на другое место работы, отправить в командировку, дать отпуск и так далее.
  3. Далее идут данные о составителях и их подписи.

Образец приказа, который мы рассмотрели, является типовым. Но поскольку унифицированной формы документа не существует, на каждом предприятии может присутствовать свой вариант оформления этого документа.

Нумерация, регистрация и хранение

Каждый документ имеет свои сроки хранения. Если говорить о приказах по личному делу, то они хранятся постоянно, поскольку в связи с их особой важностью могут пригодиться абсолютно в любое время.

Есть градация сроков хранения в зависимости от видов документов. Например, бумаги особой важности хранятся в течение 75 лет, в то время как менее важные документы подлежат хранению лишь на протяжении первых 5 лет с момента их издания.

Право подписи на приказе имеют только уполномоченные лица. Это специализированные сотрудники – представители подразделений, а также генеральный директор и его заместитель.

Перечень лиц, имеющих право подписи в этом документе, устанавливается структурой предприятия и определяется для каждой фирмы в отдельности.

Отмена и внесение изменений

Просто так отменить действие документа или некоторых его пунктов, а также добавить новые положения – невозможно. Чтобы документ начал действовать в другом порядке и был подвержен изменениям, необходимо создать вспомогательный приказ, который отменит или дополнит прежний документ.

Его структура будет такой же, что и основной бумаги, однако после слова «ПРИКАЗЫВАЮ» последуют несколько иные действия, например, «отменить действие прежнего документа», «внедрить новые пункты» и прочее.

Таким образом, документ имеет простую структуру и понятен в исполнении. При необходимости изменения некоторых положений происходит формирование еще одного приказа.

Сроки хранения и учет кадровых приказов представлены на видео.

Приказ по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

  • при приеме на работу и увольнении сотрудников;
  • при наложении дисциплинарных взысканий;
  • при награждениях и поощрениях;
  • при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Читайте так же:  Патент на тиристор

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  • название документа;
  • его номер и дата составления;
  • наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

  • суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  • дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  • обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  • основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Образец приказа по личному составуСкачать

Правила регистрации приказов формирование приказов в дела

Рубрика «Делопроизводство »

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь

При подготовке и оформлении документов большое внимание уделяется их юридическому значению. Документ должен содержать ряд обязательных реквизитов: указание автора документа (реквизиты бланка), подпись, дату, регистрационный индекс. Для некоторых видов документов дополнительными удостоверяющими реквизитами могут быть: гриф утверждения (для актов, планов, инструкций и др.), печать (для финансовых документов, личных справок и др.), отметка о заверении копии (для копий документов) и др. Назначение всех этих реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа.

Таким образом, с юридической точки зрения важнейшими реквизитами любого документа являются дата и индекс. Не случайно >> в числе обязательных реквизитов нормативных правовых актов указывает и такие как дата, место принятия (издания) акта и его регистрационный номер. Индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер.

Дата создания документа также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органов управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, некачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты (и, соответственно, документа), дописыванию или исправлению числа, месяца, года.

Дату и индекс документы приобретают в процессе подписания и регистрации. Регистрация разных групп документов имеет свои особенности. Рассмотрим прежде всего порядок и правила регистрации приказов, т.к. приказ — основной правовой акт организации, издаваемый ее руководителем для разрешения основных и оперативных задач управления.

Порядок и правила регистрации приказов

Проект приказа, оформленный в установленном порядке и согласованный со всеми заинтересованными лицами, представляется на подпись руководителю организации или иному лицу, уполномоченному издавать приказы (о правилах оформления приказов см. в >>, >>, >>, iPad-версия Онлайн-версия

Евгений Новиков

Оценить: (текущая оценка книги: 4.29 из 5) [99 оценок]

В сборнике даны общие требования, предъявляемые к оформлению приказов, к их визированию, регистрации и хранению. Приведены образцы приказов по всем видам деятельности предприятия, с рекомендациями по оформлению этих приказов в соответствии с Федеральным законом от 30.06.2006 года № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ, признании не действующими на территории РФ некоторых нормативных актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (Положений законодательных актов) РФ».

Настоящее издание представляет собой практическое пособие, которое поможет лицам, ведущим в организации кадровую документацию в правильном оформлении кадровых документов.

Заполнение книги приказов

Внутри любой компании или организации имеют хождение письменные распоряжения, приказы, поручения, которые направлены на решение задач предприятия, на непосредственное осуществление её деятельности. Они обретают облик внутренних или локальных документов, которые согласно российскому законодательству должны собираться, регистрироваться и храниться в особых книгах. Что такое книга приказов? Это и есть специальный журнал, куда заносятся изданные внутри компании приказы.

Книга приказов: образец

К оформлению данной книги предъявляются строгие требования: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью юридического лица и подписью генерального директора. При необходимости предприятие может завести несколько книг учёта:

  • приказы по основной деятельности
  • приказы по кадрам
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности и т.д.

    Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может выглядеть следующим образом:

    Заполнение книги приказов

    Как вариант, листы книги приказов можно оформить «шапкой» следующего содержания:

  • номер записи
  • порядковый номер приказа
  • дата его выхода
  • его содержание
  • исполнители

    Регистрация приказов в подобных журналах должна вестись по мере выхода распоряжений руководства. Вносить данные в книгу необходимо максимально аккуратно, без помарок и исправлений. В ряде случаев в таких документах предусматривается графа «под подпись исполнителя», где расписывается исполнительный работник предприятия, в адрес которого опубликован приказ.

    Титульный лист журнала регистрации приказов по основной деятельности и др. оформляется просто: указывается наименование книги и период регистрации. Например, «Книга приказов по личному составу за год». На обратной стороне последней страницы книги необходимо наклеить полоску бумаги, на которой указать: «пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов». Здесь же указывается ФИО и должность лица, ответственного за ведение книги, а также ставится печать организации.

    4.1. ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

    — прием на работу;

    — перемещение по работе;

    — увольнение с работы;

    — установление должностных окладов;

    Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

    Особенности приказа по личному составу:

    1. оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны разные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами;

    2. номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по, кадрам;

    3. заглавие — «По личному составу»;

    4. констатирующей части в приказе может не быть.

    5. распорядительные пункты оформляют в следующей последовательности:

    — прием на работу;

    — перевод или перемещение по работе;

    — установление категорий рабочим и служащим;

    — возложение временного исполнения обязанностей;

    — установление неполного рабочего дня;

    — увольнение с работы;

    — прекращение работы в связи со смертью;

    (по каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать).

    6. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

    7. В пункте приказа (приказе) следует указывать:

    при приеме на работу —

    — на какую должность;

    — в какое подразделение;

    — вид работы — постоянная с испытательным сроком;

    — особые условия работы —

    с принятием материальной ответственности;

    с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

    8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

    — вид и причину перевода;

    — длительность, в случае временного перевода;

    — в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

    — при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

    При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания — на докладную записку руководителя структурного подразделения.

    Читайте так же:  Левицкий михаил владимирович развод

    При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

    При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗоТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

    9. Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

    10. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

    11. К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

    Образец приказа по личному составу.

    Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

    Особенности оформления и действия приказов:

    — приказы оформляют на бланках формата А4;

    — нумеруют приказы в течение календарного года;

    — приказы визирует юрист, заместитель директора по кадрам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления;

    — приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 4 октября;

    — срок хранения приказов 75 лет.

    Реквизиты ПРИКАЗА по личному составу :

    — наименование организации (наименование министерства или ведомства) — автора документа;

    — наименование вида документа — ПРИКАЗ;

    — место издания (город);

    — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    — текст (может быть оформлен двумя способами).

    Первый вариант оформления текста .

    Текст разделен на пункты, которые могут начинаться с глаголов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ. Их пишут крупными буквами, от левого поля, с открытой пунктуацией. С красной строки пишут фамилию, имя, отчество сотрудника, на которого распространяется действие приказа. Текст может быть формализован.

    Второй вариант оформления текста:

    Распорядительные пункты начинаются фамилией, именем отчеством сотрудника. Затем пишут глагол — перевести, принять, уволить и далее текст пункта.

    — основания к пунктам;

    — визы согласования заинтересованных лиц;

    — подпись сотрудников, ознакомленных с приказом;

    Образец приказа по личному составуСкачать

    Министерство связи РФ

    Общего собрания членов инициативной группы по созданию ООО «КСИМАР»

    Председатель — A.M. Котов

    Секретарь — О.М. Дынина

    Присутствовали: 35 человек (список прилагается).

    1. Об организации общества с ограниченной ответственностью (ООО) и утверждении его наименования.

    Выступление А.К. Дремина.

    Об уставе ООО. Выступление М.Т. Петрова.

    Выборы директора ООО. Выступление Л.К. Лунина 1. СЛУШАЛИ:

    Дремин А.К. — предложил организовать ООО под названием «КСИМАР».

    1.1. Организовать ООО «КСИМАР».

    Петров М.Т. — ознакомил собравшихся с проектом устава ООО.

    Принять устав ООО «КСИМАР».

    Обратиться в префектуру Центрального административного округа с прось­бой о регистрации ООО «КСИМАР».

    Лунин Л.К. — предложил избрать на должность генерального директора ООО «КСИМАР» Иванова Л.Д.

    3.1. Избрать Иванова Л.Д. на должность генерального директора ООО «КСИМАР».

    Приложение: Устав ООО «КСИМАР» на 10 л. в 1 экз.

    Председатель Котов A.M. Котов

    Секретарь Дынина О.М. Дынина

    Приложение 6. Пример оформления выписки из протокола

    Приказы по личному составу — это какие приказы?

    Приказы по личному составу — это какие приказы? Раскрытию данной темы, а также вопросам о форме, содержании, регистрации и хранении приказов такого рода и будет посвящена наша статья.

    Что относится к приказам по личному составу?

    Приказ — это локальный организационно-распорядительный акт, в котором отражаются административные, организационные, управленческие и иные вопросы деятельности хозяйственного субъекта. Законодательно закрепленной классификацией приказов можно считать предложенное в п. 19 части 1.1 раздела 1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) деление их на следующие категории:

    • приказы по личному составу (приказы по кадрам и учету кадров, кадровые приказы);
    • приказы по основной деятельности;
    • приказы по административно-хозяйственным вопросам.

    С учетом данной классификации ответом на вопрос «Приказ по личному составу — это какой приказ?» может стать определение его как документа, которым оформляют решения, затрагивающие личные интересы работника. К таким актам относят, например, приказы о приеме на работу, поощрении, отпуске, переводе, увольнении и других моментах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Перечень приказов по кадрам является открытым, кадровая служба сама определяет список необходимых для конкретного предприятия локальных актов.

    Свободные и унифицированные формы приказов, их содержание

    Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены образцы приказов по личному составу (учету кадров). К указанным документам относятся:

    • приказы о приеме на работу;
    • приказы о переводе;
    • приказы об отпуске;
    • приказы о командировке;
    • приказы о поощрении;
    • приказы об увольнении.

    Однако соблюдать названные формы, согласно Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»», необязательно. То есть работодатель при желании может создавать и использовать свои бланки приказов — и это удобно, поскольку помимо перечисленных выше существует масса других моментов, которые также должны быть отражены в соответствующих приказах. Например, на практике часто издаются приказы:

    • о взыскании;
    • совмещении;
    • замещении;
    • привлечении к сверхурочным работам;
    • надбавке;
    • дежурстве и др.

    При этом самостоятельно разработанные акты должны содержать определенный набор реквизитов (ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). К ним относятся:

    1. Наименование приказа.
    2. Дата составления.
    3. Наименование предприятия.
    4. Содержание (обстоятельства) факта хозяйственной деятельности.
    5. Денежная или натуральная величина описываемого явления.
    6. Данные сотрудника, интересы которого затрагивает документ.
    7. Подпись лица, которое заверяет кадровые приказы.

    Также при составлении приказов можно руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Хотя этот акт носит рекомендательный характер, в нем раскрыты все правила образцового оформления документов, которые следует применять в целях достижения единообразия делопроизводства.

    В крупных организациях дополнительно существует процедура визирования проектов приказов. К числу сотрудников, согласовывающих приказы по учету кадров, обычно относятся:

    • начальник кадровой службы;
    • бухгалтер;
    • непосредственный начальник работника, в отношении которого издан приказ;
    • юрист.

    После визирования документ подписывает или отправляет на доработку руководитель предприятия.

    Далее приводим пример приказа, составленного в свободной форме с соблюдением всех реквизитов (номера реквизитов указаны верхним индексом).

    Общество с ограниченной ответственностью

    «Региональный фонд недвижимости» 3

    Образец приказа по личному составуСкачать

    3.2. Оформление приказов по личному составу

    С 1 июля 2003 г. введен в действие новый Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

    Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входит в компетенцию юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с распорядительной документацией. На первый взгляд кажется, что это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству.

    Приказ является наиболее распространенным видом распорядительных документов.

    Приказ – правовой акт, издаваемый в организации, действующий на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

    По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

    Приказами по личному составу документально оформляются:

    1) прием на работу;

    2) перевод на другую работу;

    3) предоставление отпуска;

    5) присвоение разрядов, классности;

    6) установление размеров оплаты труда;

    7) изменение условий труда;

    8) командирование сотрудников;

    9) наложение дисциплинарных взысканий и др.

    По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

    Простым (индивидуальным) называется приказ, если он касается одного лица. В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О поощрении» и так далее, хотя в настоящее время постановлением о формах предусмотрены формы о приеме на работу, о поощрении, о прекращении трудовых отношений нескольких работников.

    В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса заголовок формируется в зависимости от решаемого вопроса. Краткий заголовок начинается с предлогов «О» или «Об», например, «Об изменении оклада». Формулируя заголовок, необходимо помнить, что писать его надо с большой буквы, в каждой строке не должно быть более 28 печатных знаков, количество строк заголовка не должно превышать пяти.

    Констатирующая часть может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «в связи», «на основании», «во исполнение», например «В связи с изменением объема выполняемых работ».

    Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Его печатают прописными буквами с новой строки без абзаца, в конце ставится двоеточие.

    Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте приказа по основной деятельности формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт лучше начинать с указания конкретного исполнителя, которым могут быть должностное лицо, структурное подразделение. Глагол, который используется для формулировки предписываемого действия, должен иметь неопределенную форму: «составить», «обеспечить», «изменить» и т. п.

    Обычно первый пункт распорядительной части приказа начинается с указания должности, фамилии, инициалов исполнителя, затем формулируются предписываемые действия, после чего проставляется срок исполнения. Он дается в каждом пункте приказа либо отдельной строкой.

    Датой приказа является дата его подписания или утверждения. Приказы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

    Дату приказа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

    Например, дату 1 декабря 2005 г. следует оформлять 01.12.2005.

    Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты, например 01 декабря 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.12.01.

    Место издания приказа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

    Срок исполнения выделяется в один обобщенный пункт, если он одинаков для всех действий, указанных в приказе. В этом случае пункт о сроках выполнения нумеруется. Обязательно в отдельном пункте приказа указывают структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Лучше, конечно, конкретизировать исполнителя (будет с кого спросить).

    Читайте так же:  Страховка поездка в польшу

    Контроль за исполнением приказа руководитель может оставить за собой, в этом случае в тексте приказа пишется: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» или же этот пункт опускается, так как его отсутствие указывает, что руководитель лично будет контролировать исполнение приказа.

    Приказ подписывают руководитель организации или должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя организации во время его отсутствия. Причем следует помнить о том, что полномочия по руководству организацией должны быть зафиксированы в приказе, который составляется на год или на срок отсутствия руководителя.

    Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

    Подпись является одним из важнейших реквизитов документа. Собственно говоря, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, не является официальным.

    Локальными нормативными актами должны быть определены полномочия должностных лиц в подписании документов, т. е. кто может подписать определенный документ. Это очень важно, так как после того, как ваш работник пойдет на пенсию и работники Пенсионного фонда будут рассматривать подписи, сделанные под записями в трудовой книжке, обнаружится, что сведения об увольнении работника подписал не уполномоченное на это должностное лицо. Надо пояснить, что записи в трудовой книжке делаются только кадровым работником, а подписываются ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров – первым руководителем, директором организации или его заместителем. Это правило не обсуждается.

    Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

    В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки.

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, но при этом подписание документа ведется снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, младшие по должности.

    При заверении соответствия копии приказа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

    Специалист по кадрам подпись расшифровка

    Допускается копию приказа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

    Надо отметить, что подпись кадрового работника заверяется только печатью отдела кадров, подпись руководителей организации заверяются печатью организации.

    Очень часто у кадровиков возникает вопрос о том, можно ли на приказах ставить факсимильную подпись.

    В соответствии со ст. 160 ГК РФ, использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

    Наиболее правильном будет издание приказа по организации об использовании факсимильной подписи в отдельных случаях.

    В связи с автоматизацией работы кадровиков есть необходимость рассмотреть ситуацию, если приказ имеет электронную копию. В этом случае в левом нижнем углу каждой страницы документа делается отметка (колонтитул), содержащая «путь» документа в базе: указываются наименование файла, дата и другие поисковые признаки, устанавливаемые в организации. Эта информация при необходимости позволяет легко и быстро найти документ.

    Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они являются обязательными для всех российских предприятий. Формы, которые содержатся в первой части постановления «По учету кадров», ведут все фирмы вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов и распоряжений о приеме, переводе, прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы. Не все унифицированные формы удобны для заполнения, так как практически не учитывают специфику деятельности организации. Поэтому возникают проблемы с заполнением.

    Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также для обработки вручную. Надо заметить, что следует исключить ведение кадровой документации (в данном случае приказов) так называемыми гелевыми ручками. Паста таких ручек выцветает спустя два-три года, а последующее восстановление текста документов и подписей должностных лиц и работников, ознакомившихся с документами, вызывает определенные затруднения. Вести кадровую документацию рекомендуется шариковыми или перьевыми (под заправку чернилами) ручками с использованием стандартного синего или фиолетового цвета.

    Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

    В приказах, как и в других документах, не допустимы помарки, подчистки. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильного текста и надписи правильного текста над зачеркнутым.

    В унифицированные формы при необходимости можно вносит дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом РФ, должны остаться без изменения. Удаление отдельных реквизитов не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом по организации.

    Теперь рассмотрим более подробно унифицированные формы приказов.

    С формой приказа о приеме на работу мы уже познакомились ранее.

    Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) (Приложение 9) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

    Учетные формы заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 6 октября 1992 г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

    Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (Приложение 10) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (-ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

    Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2).

    Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) (Приложение 11) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета прекращения (расторжения) трудового договора работника (-ов). Приказы составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.

    По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

    В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

    При прекращении (расторжении) трудового договора материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

    При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

    На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2), трудовой книжке.

    Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) (Приложение 12) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2) и трудовую книжку работника.

    При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме ____________________ руб. ____________________ коп.».

    В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника (-ов) на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с п. «б» ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив. Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет (ст. 337 Перечня). Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения пять лет (ст. 343 Перечня). Для не завизированных или не подписанных руководителем, отклоненных проектов приказов устанавливается срок хранения один год (ст. 7 Перечня).

    Хотелось бы сказать несколько слов о регистрации приказов по личному составу.

    Регистрации в журнале подлежат в основном сложные приказы, унифицированные приказы фиксируются, например, в журнале о приеме и увольнении работников, в журнале приказов о предоставлении отпусков.

    Предлагаем следующую форму регистрации приказов.

    Можно вести данный журнал в электронном виде, но на бумажном носителе вернее и удобнее.