Как правильно оформить задачу

Как правильно оформить задачу?

Хочешь пользоваться сайтом без рекламы?
Подключи Знания Плюс, чтобы не смотреть ролики

Больше никакой рекламы

Хочешь пользоваться сайтом без рекламы?
Подключи Знания Плюс, чтобы не смотреть ролики

Как правильно поставить задачу?

Привет! На связи Игорь Зуевич, и сегодня мы поговорим с вами о том, как правильно поставить задачу и что придется для этого сделать. Эта статья о том, как научиться планировать правильно, и в каких случаях постановка цели способствует достижению результата, а в каких нет.

Многие, начиная планировку какого-то занятия, мысленно или же на бумаге сталкивались с проблемой постановки цели и задачи. Можно сказать, «А какие проблемы будут при постановке цели? Разве человек не знает, чего он хочет?»

Вы будете удивлены, но да, человек такое существо, который редко понимает, чего он хочет на самом деле. И причина во внутренних особенностях психики, но сейчас не об этом. В любом деле и плане, главное — первичное, то есть правильная формулировка и постановка цели.

Ведь если цель «заработать много денег», то толку это даст мало, ведь под этим размытым понятием можно подразумевать абсолютно все, что угодно: будь то открытие своего бизнеса или же повышение на работе.

Вариантов множество, но, если поставить цель «получить повышение в следующем месяце», это звучит наиболее достижимо, чем предыдущий вариант.

Что представляет собой цель?

Изначально в философии понятие цель обозначается, как представление, к осуществлению которого стремится человек. Сюда входит понимание того, какими способами и методами человек будет стремиться достичь цели. В совокупности цель представляет собой волевые качества человека, его мотивы и осознания действий.

Однако перед возникновением цели у человека есть мечта, которая посредством плана и задач превращается в мотивацию к действиям.

Для того, чтобы цель стала осуществимой, необходимо определить, какая именно мечта заслуживает исполнения, и написать план ее достижения. В случае записи на бумаге вероятность того, что мечта станет осуществимой гораздо выше, чем-то, если человек будет просто представлять задачи в голове.

Расписанный на бумаге план по достижению цели может выглядеть, как угодно, но важно, чтобы у этого плана были некоторые критерии, которые повысят эффективность выполнения поставленных задач.

SMART– «умная» цель

Любая цель должна быть:

  • Конкретной
  • Измеримой
  • Достижимой
  • Значимой
  • Соотноситься с конкретным временным сроком.

Каждый из этих критериев поможет точно понять, какие задачи ставить перед собой, и как много времени уйдет на их выполнение. Давайте рассмотрим каждый критерий отдельно.

  • Конкретность означает точное указание каждой задачи в плане и самой цели. Это поможет не растеряться вам, например, через месяц, если вы забыли, что вам нужно было сделать в определенный день.
  • Измеримость, в свою очередь, говорит о том, что необходимо иметь планку, согласно которой вы будете судить об успешности поставленной цели или выполненной задачи.
  • Достижимость предполагает то, что вы не поставите себе цель лететь на Луну, имея при этом слабое здоровье. Необходимо здраво соотносить свои желания со своими возможностями.
  • Значимость. Необходимо понимать, что именно вам даст та или иная выполненная задача, и каким образом это отобразиться на достижении вашей цели.
  • Соотнесение по времени. Этот критерий также относится, как к самой цели, так и к задачам, которые будут указываться в плане. Каждая цель и задача должны иметь дату начала работы над ними и точную дату предположительного окончания выполнения задач или достижения цели. Это необходимо для того, чтобы не возникало застоя в работе, при котором успех по достижению цели может отложиться на неопределенный срок.

Здесь следует отметить, что при правильном написании плана с точным указанием текущих и последовательных задач, продуктивность работы может увеличиться на 50, а то и на 80%.

Существует также, так называемое «Дерево задач», придуманное Чарльзом Уэстом Черчменом и Рассолом Линкольном Акоффом в 1957 году. Это дерево является структурированной по типу иерархии, системой, которая может относиться, как к экономическим стратегиям, так и к плану по достижению цели.

В данной схеме присутствует первичная цель (вершина дерева), а далее идут подцели разных порядков, которые подчинены основной, при этом у каждой из подцелей существуют свои ключевые и побочные задачи, соответствующие критериям, указанными выше.

Это помогает точно указать значимость, временные затраты, а также конкретно определить свои действия. При этом, такая схема предусматривает построение плана на длительные промежуток времени, что значительно облегчает задачу.

Наиболее важным также здесь можно считать то, что дерево целей помогает выявить наиболее оптимальную комбинацию действий при минимальной затрате средств и времени на достижение цели или получении прибыли. Метод дерева целей нацелен на наиболее устойчивую комбинацию подцелей и задач, возможных проблем, а также неожиданных изменений в плане.

Особенности планирования «Дерево задач»

Однако здесь необходимо учитывать особенности иерархичности системы построения плана и уметь правильно и грамотно корректировать подцели и задачи.

Удобен этот метод тем, что составленный по нему план может быть рассчитан, как на месяц, так на год или квартал.

Благодаря иерархии, дерево наиболее наглядно показывает, каким образом та или иная мелкая задача может влиять на достижение подцели, стоящей выше по значимости.

Как видите, если все-таки причины, по которым результаты не достигаются, «знать в лицо», то планирование — не такая уж трудная задача. Как всегда, главное, правильно действовать и у вас все получится. Действовать лучше сообща и вместе с теми людьми, у которых уже есть опыт и результаты. Приходите в наши программы, заодно и заработаете больше!

Рекомендую Вам обратить внимание на следующие программы по созданию дополнительного источника дохода в интернете:

Если следующие 5 минут вы можете инвестировать в самообразование, то переходите по ссылке и читайте следующую нашу статью: Как избавиться от комплексов и стать более уверенным в себе человеком

Понравилось? Жми « Мне Нравится «
Оставьте комментарий к этой статье ниже

Как правильно поставить задачу

Постановка задач — один из самых важных этапов в работе менеджера любого звена. Наверное, даже самый важный после планирования. Во многом от того, насколько правильно будут поставлены задачи, зависит то, насколько будет достигнута поставленная цель.

Постановка задач — один из самых важных этапов в работе менеджера любого звена. Наверное, даже самый важный после планирования. Во многом от того, насколько правильно будут поставлены задачи, зависит то, насколько будет достигнута поставленная цель.
Конечно, не сразу все получится, но со временем это должно войти у Вас в привычку. А вернее, даже перерасти в хороший и полезный навык. Ведь мы никогда не задумываемся о том, что и как делать, если мы уже владеем этим навыком на уровне достаточном для его применения без сомнений.
Чтобы правильно поставить задачу подчиненному, необходимо помнить о следующих правилах:
1. Задача должна быть конкретной, иначе как вы узнаете, что задача выполнена.
Не стоит ставить цель: «Пойди туда, не знаю куда. Принеси то, не знаю что».
Цель должна быть совершенно четкой. Так, как принято их ставить у военных или у людей с техническим образованием.
Любой инженер Вам скажет, что не только краткость – сестра таланта, но и точность.
Точность – залог того, что задание, которое Вы даете сотруднику, будет понято им совершенно четко. Исключается неправильная, самовольная трактовка. Тем самым Вы элементарно экономите свое собственное время. Ведь, если Вы все объяснили совершенно четко, сотрудник просто-напросто не будет заходить и переспрашивать у Вас Ваше же задание.
2. Задача должна быть позитивной. Требуйте того, что хотите, а не того, чего не хотите получить от подчиненного.
3. После того, как Вы что-то поручили сотруднику, не забывайте его спросить: «Понял? Расскажи, как понял. Что будешь делать? В какой форме (как) предоставишь отчет? С помощью кого и чего выполнишь эту задачу?»
Проверьте понимание подчиненным поставленных ему задач. Часто при постановке задачи руководитель не проводит обратную связь в понимании задачи подчиненным. После постановки задачи скажите примерно следующее: «Итак, подведем итоги нашей встречи. Как ты понял, что тебе необходимо сегодня сделать?» И слушайте, слушайте, слушайте. Когда вы научитесь слушать, то узнаете:

  • что каждый человек по-своему понимает поставленные ему задачи, и тогда вы сможете своевременно подкорректировать его понимание;
  • что человек не всегда хочет выполнять поставленную задачу, и это отражается в его голосе и поведении. В этом случае подчиненному необходимо объяснить, зачем это необходимо делать, т. е. показать важность выполнения задачи.

Если бы генерал не ставил четких целей, то срывались бы стратегически важные операции, а, возможно, и ставились бы под угрозу жизни тысяч людей; а если бы главный инженер не ставил совершенно определенные задачи, то строящиеся проекты рухнули бы уже на этапе возведения стен или закладки фундамента.
Поручение должно быть ЧЕТКО сформулировано.
4. Оговорите четкие сроки, к которым поставленная задача должна быть выполнена.
Обговаривать стоит не только срок выполнения того или иного поручения, но и рубежные точки контроля.
5. Позволяйте сотрудникам проявлять инициативу.
Не стоит предоставлять им жестких пошаговых инструкций и расписывать все до мелочей. Если кое-где сотруднику нужно будет проявить инициативу, самостоятельность, смекалку, то это только будет увеличивать его мотивацию. Он будет чувствовать свою ответственность, а, значит, и значимость для компании. Таким образом, Вы даете ему понять, что доверяете ему как профессионалу, тем самым придавая ему дополнительную уверенность и желание работать.
Только не стоит путать проявление самостоятельности с самовольной трактовкой, о которой мы говорили в первом пункте.
Самовольная трактовка – это неправильное понимание конечной цели, а проявление самостоятельности – это выбор путей решения правильно понятой задачи.
Пример:
Рыбу можно ловить на червя, на мотыля, предварительно подкармливая, ночью, после дождя, но главное – это поймать рыбу. Хотя в идеале должно быть оговорено, сколько должно быть поймано рыбы и к какому сроку.
Еще один момент, который смело можно выносить отдельным пунктом: задание должно быть выполнимым и должно быть в рамках компетенции и знаний сотрудника.
Если Вы отправите ловить рыбу на стадион, то получится, как в Ералаше: «Здесь рыбы нет!»
6. Назначайте ответственных.
Здесь, я думаю, вообще без комментариев. А то потом получится: «Что делать, и кто виноват?»
7.Побудите к действию.
После постановки задачи побудите подчиненного к немедленному действию. Например, скажите: «Итак, задача понятна? Тогда вперед!» Энергично встаньте и укажите жестом на дверь. Часто людям не хватает толчка к действию. Руководитель — катализатор для своих подчиненных. Хотите быть лидером? Побуждайте к действию! Сделайте это прямо сегодня.
8.Проконтролируйте выполнение задания.
Каждый человек стремится к комфорту, и у каждого из нас своя зона комфорта. Когда мы ставим задачи, то мы влияем на зону комфорта человека, и он начинает сопротивляться. Подчиненный будет с полной ответственностью относиться к заданию только в том случае, если вы его дождались и спросили о выполнении задания в тот же день. И так каждый раз. Если вы один раз не спросили его о выполнении задания или сделали это с опозданием, то в следующий раз подчиненный воспримет задачу как пожелание. При встрече с подчиненным для проверки выполнения им задачи начните энергично: «Ну, рассказывай о своих сегодняшних достижениях». Если вы сделаете это именно с такой интонацией — вы дадите подчиненному понять, что ждали выполнения поставленной задачи. По поведению вы сможете судить о внутреннем состоянии подчиненного: «выполнил», «выполнил, но не все», «не выполнил», «мне все равно». Эта информация будет вам полезна для последующих действий в обратной связи.

Читайте так же:  Как оформить машину на инвалида

Подведем итог
При постановке задачи вам необходимо выполнить 8 пунктов:
1. Задача должна быть конкретной
2. Задача должна быть позитивной.
3. Проверка понимания задачи.
4. Сроки выполнения задачи.
5. Поощрение инициативы.
6. Назначение ответственных.
7. Побуждение к действию.
8. Контроль выполнение задания.

Упражнения для выполнения:
1. Составьте перечень задач, которые вам нужно поставить своим подчиненным.
2. Проверьте, как вы понимаете каждую задачу, что вы хотите получить в конце, по завершению задачи.
3. Пройдите по всем пунктам постановки задачи.
4. Передайте задачу подчиненному и пройдите вместе с ним по всем пунктам постановки задачи с 1 по 8.
5. Напишите, что вы применили и как вам это вам помогло.

Как правильно ставить задачу фрилансеру? (18+)

Фриланс набирает популярность в рунете: каждый день новые школьники, студенты, мамы в декрете и пенсионеры начинают работать копирайтерами, дизайнерами, smmщикаим, программистами, директологами и прочими удалёнными работниками. Кто-то работает в штате компаний, кто-то в агентстве, а кто-то внештатно или на себя.

Бизнес всё чаще обращается к фрилансерам, потому что они обходятся дешевле штатных сотрудников, регулярно приезжающих в офис. При этом на рынке существует гигантская пропасть недопонимания между клиентом и исполнителем – агентством или фрилансером. Особенно в сфере digital.

Я решил изучить курс Максима Ильяхова, который называется «Работа с клиентом», потому что у него явно есть опыт и этой самой работы и разъяснения сложных ситуаций. Можно сколько угодно учиться копирайтингу, SMM, контент-маркетингу – об этом есть много книг и курсов. Можно сколько угодно практиковаться. Но чтобы выстроить рабочий процесс, нужно чтобы и клиент и исполнитель умели общаться и понимали друг друга. Одинаково смотрели на суть задачи, её оценку и выполнение.

А вот об этом я информации почти не встречал. Почему-то действующие фрилансеры-инфобизнесмены не стремятся делиться секретами в этом вопросе. А вот Максим Ильяхов поделился и это круто. Спасибо ему.

Меня больше всего в описании курса зацепили слова «важные и интересные проекты», потому что у меня есть желание делать именно такие проекты, а не измерять свой труд в тысячах знаков, продавая его за копейки. Но давайте вернёмся к вопросу о правильной постановке задачи фрилансеру. Вот, что пишет Ильяхов:

Я сам много раз сталкивался с такими просьбами как «Надо настроить таргет в ВК. Сколько это будет стоить?» или «Сколько примерно стоит продвижение групп в трёх соцсетях?» и даже «Мне нужно запустить интернет-маркетинг в компании с нуля». Когда клиент задаёт такие вопросы, он по определению не может получить ни точный ответ, ни приблизительный. Во всех случаях и временная и ценовая вилка может быть от нуля до бесконечности. Тоже самое касается и разработки сайтов и мобильных приложений.

На самом деле здесь нет ничего сложного. Просто надо понять, что в digital продаются не товары, а услуги. Представьте себе, что вы копатель траншей. К вам приходит заказчик и спрашивает: «Сколько времени займёт у вас вырыть траншею и сколько это будет стоить?». Что вы на это ответите?

Добропорядочный копатель не озвучит ценник, пока не узнает заданных параметров траншеи. Он может озвучить минимальную цену, ниже которой разговор вообще не начнётся. Но в реальности оплату деньгами можно заменить на бартер, поэтому ориентироваться на нулевом этапе на самом деле не на что.

Давайте разберёмся, от чего может зависеть стоимость траншеи и время на её выкапывание:

  1. Размеры: длина, ширина, глубина.
  2. Место: удалённость от города и дороги, наличие растений, строений, водоёмов и т.д.
  3. Грунт: мягкий, твёрдый, подземный коммуникации, грунтовые воды и т.д.
  4. Техника: необходимость и возможность привлечения экскаваторов, самосвалов и т.д.
  5. Природа: растения, животные, согласования с экологическими службами.

И таких параметров может быть сколько угодно. Можно копать траншеи в местах залежей золота или бриллиантов под охраной и видеонаблюдением в условиях вечной мерзлоты. Можно копать Панамский канал и учитывать возможные риски прорыва плотин. Можно копать траншею посреди Нью-Йорка, чтобы заменить провода. Можно копать траншею на Луне… И всё это будут разные ценники. Точно также и в digital: можно писать тексты и сайты для китайских чехлов, можно для секс-шопа, можно для медицинской техники или промышленных 3d-принтеров.

Какой фрилансер лучше?

Точно также текст, сайт, блог, продвижение кто-то сделает за «спасибо», а кто-то возьмёт миллионы. Но чем отличается плохой фрилансер от хорошего? Какой выполнит задачу лучше?

Если фрилансер получает задачу «нужен таргет, директ, сайт, блог или smm» и в ответ уверенно озвучивает ценник, то, скорее всего, это плохой исполнитель, который окажет услугу посредственно. На чём он основывает озвученную цену? На том, что он видел уже где-то как продвигают китайские чехлы для айфонов в Инстаграме и он может это повторить.

Что сделает хороший фрилансер? Хороший фрилансер не назовёт цену и не приступит к работе, пока не выяснит параметры будущей траншеи, понимание и видение клиента и контекст бизнеса. Чтобы дать добросовестную оценку, фрилансер должен изучить задачу и клиента и только после этого вынести на рассмотрение своё предложение с ценой. Тоже самое делают агентства. Их клиенты либо заполняют большой бриф, либо проходят через интервью, либо через первое и второе, а может и по несколько раз.

Короче, хороший фрилансер должен изучить задачу и клиента. Это часть его работы и на это уходит немало времени. Некоторые клиенты могут воспринимать вопросы фрилансера как мучение, навязчивость или допрос с пристрастием. Но нет, это признак хорошего фрилансера – он похож на агентство.

Хороший фрилансер изучает задачу и клиента, перед тем, как озвучить стоимость и приступить к выполнению

Что значит понять задачу для фрилансера? Это значит докопаться до истинной проблемы в бизнесе клиента и предложить оптимальное решение с учётом своих компетенций и пожеланий клиента.

Подавляющее большинство клиентов, заказывающих услуги у фрилансеров, делают заказ, который не соответствует реальной проблеме бизнеса. Клиенты с задачами «нам нужен таргет, директ, сайт, блог или smm (нужное подчеркнуть) срочно. 111» очень часто появляются после какого-нибудь вебинара, конференции или рекомендации знакомых. Такие же задачи получают агентства.

Сделать грамотный заказ услуг, требующий минимальных обсуждений, в сфере digital у фрилансера или агентства может только эксперт с хорошим опытом том направлении, в котором делается заказ. Если заказчик всю жизнь специализировался на контекстной рекламе и не вникал SMM, то ему потребуется консультационная поддержка для принятия решения.

Пример грамотной задачи

Как будет сформулирована грамотная задача на запуск блога для фрилансера?

Задача редактора: запустить блог на wordpress с нуля. В штате есть дизайнер, веб-мастер, seoшник и 2 автора, которых можно и нужно использовать в работе. За первую неделю надо подготовить контент-план на месяц вместе с seoшником на основе семантического ядра + подготовить блог к запуску. На следующей неделе запустить блог и публиковать по 5 статей в неделю объёмом не менее 3 тыс. знаков + иллюстрации.

Читайте так же:  Психолингвистика пособие

Акцент делаем на качество контента и дочитываемость материалов, а уже потом на всё остальное. Вот примеры блогов, на которые ориентируемся по качеству (ссылки).Через месяц после запуска необходимо подготовить отчёт о работе с прогнозом трафика при сложившемся режиме работы, а также предложения по развитию блога. Сколько это будет стоить?

Сможете ли вы так поставить задачу? Не факт.

Если фрилансер запускал блоги на WordPress, то он поймёт, что с такой задачей к нему обратился опытный заказчик, которого не надо консультровать, развенчивать мифы о поисковом трафике и рассказывать о преимуществах и недостатках WordPress. С таким заказчиком останется согласовать тонкости, потому что ключевая информация содержится в задаче. Если клиент придёт с задачей «нужен блог», то хороший фрилансер будет эту информацию грамотно вытягивать.

Клиенту в этот момент следует расслабиться, морально подготовиться к беседе и максимально подробно рассказать о компании, продуктах, видении проблемы и обоснованность выбранного решения – обо всём, что спросит фрилансер. Может ли фрилансер отнимать время зря? Думаю, что такое возможно, но маловероятно. Наверняка, он профессионал, умеет ценить время и тратит его только для того, чтобы сделать проект максимально интересным и полезным. Ведь от этого зависит его репутация.

А что на практике?

На практике всё печально и сейчас будет яркий тому пример, который содержит ненормативную лексику, поэтому уберите впечатлительных женщин и детей от ваших экранов.

Есть такой редактор Павел Фёдоров. Он был редактором блога в Нетологии, а затем стал редактором во ВКонтакте. Ещё он известен как владелец Телеграм-канала «Паша и его прокрастинация», в котором он публикует заметки про текст и редактуру. Так вот, у него есть ещё канал про работу для редакторов и чатик при этом канале по рабочим вопросам. 5 марта Павел опубликовал такой пост:

Как думаете, какие ответы он получил? Да вот такие:

После этого последовало разочарование…

А затем Паша совсем разозлился:

Короче, коллеги пашу выбесили своими вопросами.

Я прокомментировал в чате этот эпизод как яркий пример недопонимания между заказчиками и исполнителями, а Павел закрыл тему во второй раз убедительным предупреждением для тех, кто её продолжит 🙂

В чём тут трагедия? В том, что даже опытный редактор формулирует задачу так, что его коллеги просят разъяснений, а он реагирует на их вопросы непониманием и злостью. Представляете, сколько сделок срывается каждый день из-за того, что клиент, далёкий от digital, не понимает, зачем отвечать на такие вопросы и прерывает общение?

Вывод для клиентов

Либо вы эксперт с опытом работы в той сфере, по которой ставите задачу фрилансеру и вкладываете в её формулировку все ключевые параметры, либо дружелюбно отвечаете на вопросы фрилансера. В противном случае, вы заключаете сделку с плохим фрилансером и получаете посредственный результат.

Видосик для фрилансеров

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями – кликните по кнопкам ниже. Покидайте ссылку в чатики. Напишите своё мнение в комментариях – я обязательно прочитаю и не только я 🙂

Как правильно делегировать задачу?

Что можно делегировать, а что нельзя? Кому можно делегировать и кому лучше делегировать? Как это сделать таким образом, чтобы не сомневаться в результате? Должна ли делегироваться ответственность? Какие способы контроля наиболее результативны при наименьших затратах времени и сил? Есть ли правила делегирования, которые подходят «на все случаи жизни»?

Эти вопросы интересуют каждого руководителя — от начальника отдела до президента компании. Вам ответы на эти вопросы интересны по двум причинам:

— во-первых, у Вас тоже есть подчиненные;
— во-вторых, Вы очень часто попадаете «меж двух огней» при возникновении конфликтных ситуаций между руководителем и подчиненными. Причем, чаще всего именно по поводу невыполнения подчиненным каких-либо задач или поручений.

Итак, давайте вначале посмотрим на последовательность шагов в процессе делегирования:

Шаг 1: Определение цели (что я хочу получить в результате) и задачи (что конкретно для этого должно быть сделано?). Желательно также предварительно определить «цену вопроса» — количество ресурсов, которое я должен/согласен инвестировать.

Шаг 2: Определение исполнителя — того, кто сможет справиться с задачей.

Шаг 3: Постановка СМАРТ -задачи перед исполнителем, в том числе — определение способов, формы и сроков отчетности.

Шаг 4: Получение подтверждения от исполнителя того, что задача, степень ее важности и приоритетности и требования к результату поняты правильно.

Шаг 5: Согласование с исполнителем требуемых/выделяемых ресурсов и сроков выполнения. Если требуется — корректировка ресурсов и сроков. Получение от исполнителя согласия (желательно уточнить, означает ли его «да» то, что он «постарается выполнить» либо что он «гарантирует выполнение» к заданному сроку). Желательно убедиться в том, что исполнитель записал (лучше всего в своем планере-еженедельнике) дату выполнения.

Шаг 6: Выделение необходимых ресурсов и делегирование необходимых полномочий.

Шаг 7: Обеспечение мотивации/стимулирование исполнителя.

Шаг 8: Мониторинг/контроль промежуточных результатов (иногда, если требуется — контроль процесса).

Шаг 9: Если требуется — коучинг/обучение исполнителя либо помощь в исполнении. В исключительных случаях — сдвиг (заранее) сроков завершения задачи либо корректировка требований к результату.

Шаг 10: Измерение финального результата.

Шаг 11: Предоставление обратной связи исполнителю о результате. Совместное определение причин несоответствия результата требованиям-ожиданиям, анализ сложностей в процессе выполнения, определения факторов, которые мешали или помогали в процессе. Совместное определение того, что будет делаться иначе (и как именно) в следующий раз.

Шаг 12: Поощрение исполнителя за соответствие требованиям/ожиданиям.

А теперь кратко, но четко ответим на ряд вопросов, возникающих в процессе выполнения этих шагов.

1. Кто должен делегировать?
Любой человек, у которого есть такая возможность, т.е. есть подчиненные. Хороший менеджер/руководитель — это человек, который успешно «раздает» задачи подчиненным и создает при этом условия, способствующие их выполнению.

2. Кому можно/нужно делегировать задачу?
Подчиненному, который имеет необходимые знания, умения, способности, опыт, то есть сможет справиться с задачей. Очень часто задачи делегируются и исполнителю с недостаточными для выполнения задачи знаниями, опытом, способности, для того, чтобы исполнитель развивался и повышал свой уровень. В таком случае потребуется больше промежуточных контрольных точек, более частый контроль и, возможно, помощь или консультации со стороны руководителя.

Чем больше Вы уверены в способностях и опыте исполнителя (особенно опыте выполнения ранее точно таких же задач), тем меньше Вам придется потратить времени на объяснение задачи и требований к результату, объяснение или обсуждение/согласование того, как задача будет выполняться.

3. Как выбрать подходящего исполнителя для делегируемой задачи?
Есть два варианта — пассивный и активный. При пассивном Вы выбираете подчиненного с релевантным предыдущим опытом, наличием необходимых знаний и навыков. При активном подходе Вы выбираете подчиненного, наиболее мотивированного к выполнению данного задания, независимо от опыта либо знаний и навыков. В любом случае всегда желательно делегировать задачу «думающему» подчиненному, то есть подчиненному, который способен увидеть задачу комплексно, понять, зачем она выполняется, как она отразится на остальных процессах в компании. Такой подчиненный всегда будет способен принять правильное решение для возникновении альтернатив при выполнении задания.

Для того, чтобы убедиться, что Вы выбрали правильного человека для очень сложной и ответственной/важной задачи, можно дать ему/ей предварительно «пилотное задание» — столь же или менее сложное менее важное задание. Если/когда он или она справится с заданием, Вы сможете убедиться в правильности выбора или изменить свой выбор.

В некоторых случаях следует расспросить подчиненного о том, как он планирует выполнять поставленную задачу, чтобы убедиться в том, что он правильно понял задание и сможет его выполнить.

4. Что можно и что нужно делегировать?
Делегировать можно и нужно ВСЕ! И в первую очередь, те задачи, с которыми подчиненный может справиться лучше Вас или с меньшими затратами.

5. Что нельзя делегировать?
Проще перечислить, что нельзя делегировать: награждение и наказание других подчиненных, неприятные и щекотливые поручения, поручения, для выполнения которых у подчиненного недостаточно ресурсов или полномочий.

6. Делегировали? И что дальше? — Контроль выполнения задачи.
Наиболее часто встречающаяся ошибка менеджеров — считать, что на постановке задачи процесс делегирования завершился. На самом деле для обеспечения исполнения необходимо сделать еще несколько шагов:

  • обеспечить необходимыми ресурсами, в том числе информацией, в том числе помощниками, если требуется;
  • обеспечить необходимыми для выполнения задачи полномочиями;
  • обеспечить мотивацию к выполнению поставленной задачи, то есть сделать так, чтобы для подчиненного выполнение задачи и достижение результата было желанным и важным;
  • получить согласие подчиненного, то есть убедиться в том, что он взял на себя обязательства по выполнению задачи и достижению результата к договоренной дате и гарантирует выполнение этого обязательства;
  • в некоторых случаях может потребоваться уточнение у подчиненного того, реалистичны ли сроки выполнения с учетом нынешней и будущей загрузки, предусмотрены ли «окна» в планах для непредвиденного и учтены ли возможные «форс-мажоры», которые могут помешать;
  • контролировать выполнение задачи — достижение промежуточных результатов (в случае, если ставится сложная долгосрочная задача);
  • дать обратную связь по результатам и проанализировать вместе с подчиненным эти результаты (как в случае выполнения всех требований-обязательств, так и в случае невыполнения — особенно сложной долгосрочной задачи).
Читайте так же:  Приказ 45 н молоко

«Плотность» контроля за исполнением задачи очень сильно зависит от опытности подчиненного, от четкости поставленной задачи и от мотивированности исполнителя. Если с этими факторами все в порядке, можно в основном делегировать контроль самому исполнителю и руководитель должен осуществлять минимальный контроль. Если с каким-то из факторов не все в порядке, контроль требуется более активный и частый. В любом из случаев, и для самоконтроля и для контроля необходимо определить несколько промежуточных результатов с четкими датами отчета о них. В таком случае Вы заранее сможете определить проблемы с выполнением задачи и вовремя предпринять меры.

7. Мотивация и стимулирование при делегировании.
Нам очень важно не просто поручить кому-то задачу, но и быть уверенными в том, что она будет выполнена, в том, что нам не нужно напоминать, беспокоиться, постоянно контролировать. Для этого нужно, чтобы сам исполнитель был заинтересован в выполнении делегированной задачи и в достижении данного конкретного результата. Заинтересовать можно как процессом:

  • интересная задача,
  • общение с интересными людьми,
  • творческая работа,
  • внесение разнообразия в работу,
  • предоставляется бОльшая автономность для выполнения данной задачи, повышается степень ответственности (хотя в некоторых случаях степень ответственности может быть и демотиватором!);
  • возможность приобретения нового опыта и знаний, связей, репутации,
  • возможность попробовать свои силы,
    так и результатом:
  • важность результата для компании и коллег,
  • важность для будущего самого подчиненного,
  • награда в случае достижения результата,
  • штраф/наказание в случае невыполнения,
  • карьерный рост в результате выполнения одной задачи либо серии задач и т.п.
    Фактически, для обеспечения заинтересованности в результате Вы делегируете ответственность (как положительную, так и отрицательную) за этот результат.

8. Причины невыполнения делегированной задачи
Задача не выполнена. Бывает и такое. Сейчас самое главное — проанализировать причины невыполнения и учесть их на будущее.

От руководителя исполнение делегируемой задачи зависит не меньше чем от подчиненного. Поэтому не спешите ругать подчиненного.

Считается, что для того, чтобы задача была выполнена, важно при ее постановке обеспечить следующее:

  • Четкое понимание роли исполнителем: что от него/нее ожидают, что и как должно делаться, в какие сроки, с какими ресурсами и полномочиями, каким должен быть результат и какие требования к нему предъявляются.
  • Способность подчиненного исполнить эту роль, то есть наличие необходимых для этого знаний, навыков, опыта, физических и умственных способностей, наконец, полномочий.
  • Мотивация к исполнению этой роли — желание выполнять заданную задачу и достичь результата. Мотивация может быть обеспечена как самой задачей, так и дополнительным стимулированием.
  • Необходимые «условия работы» — оборудование, компьютеры, расходные материалы, технология, информация, время.

Если задача не выполнена — смело ищите причину в одном из перечисленных пунктов. Или, скорее всего, сразу в нескольких.

И, напоследок, десять правил, не претендующих на полноту, которые необходимо учитывать в процессе делегирования:

  1. Делегируйте все, что возможно! Не бойтесь делегировать все. Роль современного менеджера состоит именно в том, чтобы делегировать все и обеспечить наилучшие условия выполнения этих задач.
  2. Никогда не делегируйте полномочия без ответственности за результаты их использования. Никогда не делегируйте ответственность за результат без полномочий, необходимых и достаточных для того, чтобы повлиять на него.
  3. Всегда помогайте подчиненному понять, что от него требуется, какие требования к результату, какие ограничения, каким образом лучше всего выполнить задание и т.п. Ведь Вам важно не только ДАТЬ поручение, но еще более важно, чтобы его ВЗЯЛИ и ВЫПОЛНИЛИ!
  4. Развивайте подчиненных, давайте им с каждым разом более сложные и ответственные задания. Развивайте их для того, чтобы постепенно уменьшать интенсивность контроля и упрощать объяснения и саму процедуру делегирования.
  5. Подчиненный очень часто гораздо лучше Вас ЗНАЕТ, КАК лучше выполнить задачу, однако ему гораздо сложнее Вас определить, ЧТО должно быть сделано.
  6. Всегда лучше знать о проблемах, ошибках, невыполнении, нарушении сроков заранее — когда еще не поздно предпринять корректирующие шаги. Для этого определяйте ключевые промежуточные результаты, о которых подчиненный должен отчитаться, и которые вы должны проконтролировать.
  7. Нечеткая постановка задачи — первый шаг к ее невыполнению.
  8. Всегда давайте возможность подчиненным переспросить или задать вопрос-уточнение по ходу выполнения задачи — это поможет сэкономить массу времени и ресурсов.
  9. Забудьте фразу «быстрее сделать самому, чем кому-то объяснять». Объяснив один раз и потратив тем самым больше времени, Вы сэкономите свое время на будущее — когда подчиненные будут делать это сами без объяснения.
  10. Лучший контроль — самоконтроль заинтересованного человека!

Проанализируйте свою практику делегирования в соответствии с предложенным алгоритмом, правилами, рекомендациями и ответами на наболевшие вопросы. Не расстраивайтесь, если что-то не так. Главное — сделать хотя бы несколько конкретных шагов по улучшению ситуации с учетом того, что Вы только что прочитали.

Позвольте позадавать несколько предварительных вопросов ВАМ!

Мы предлагаем Вашему вниманию тест из серии авторских Экспресс — тестов, которые помогут менеджеру по персоналу комплексно оценить и качественно перестроить свою работу, Это не просто инструмент для содержательного экспресс-анализа выполняемой работы, но и отличная «линейка» для оценки качества Вашей работы и работы функции. Они также могут послужить хорошим «контрольным списком» (check-list) в процессе разработки и реализации изменений в компании.

Вашему вниманию предлагается третий из серии Экспресс-тестов:

Экспресс-Тест
«Правильно ли мы ставим перед собой цели?»

Дайте ответы на каждый из 13 вопросов (да или нет). В случае нескольких «вложенных» вопросов ответ «да» возможен только при положительном ответе на все «вложенные» вопросы. Делайте необходимые пометки прямо в тесте и выписывайте на отдельный чистый лист бумаги все возникающие при этом идеи. Не торопитесь. Отвечайте на все вопросы. Если Вы не можете ответить на вопрос, и при этом вопрос находится в пределах Вашей компетенции, отвечайте «нет». Будьте предельно честны — Вы отвечаете для себя! УДАЧИ!

1) Имеете ли Вы четкое представление о том, каким/какой мы хотели бы себя увидеть лет через пять?

2) Имеете ли Вы четкое представление о том, каким через пять лет должен быть Ваш бизнес/компания в которой Вы работаете?

3) Записано ли это представление/видение по п. 1 и 2 где-нибудь на бумаге?

4) Существует ли перечень четких целей, которые стоят перед Вами на этот год?

5) Ориентированы ли цели, которые ставятся с диапазоном в неделю или месяц на определенные более долгосрочные цели? Убеждены ли Вы в том, что Ваша ежедневная работа приближает Вас к этим целям?

6) Всегда ли Вы четко знаете, почему/зачем делается конкретная работа/ действие/ шаг? И не бывает так, что что-то делается потому, что кто-то другой это делает или потому, что «мы всегда так делали»?

7) Всегда ли измеримы цели, которые Вы ставите перед собой или подчиненными? Всегда ли Вы можете определить, достигли цели или нет или насколько ее достигли?

8) Разбиваете ли вы сложную цель на простые подцели, которые в итоге должны привести к ней?

9) Всегда ли Вы ставите перед собой и перед подчиненными пусть очень сложные, но все же достижимые цели?

10) Всегда ли Вы знаете, к чему приведет достижение данной конкретной цели? Зачем нужен этот результат? Ради чего это делается?

11) Всегда ли Ваши цели имеют четкие временные рамки (конкретная дата достижения)?

12) Часто ли Вы записываете цели на бумаге?

13) Можете ли Вы с уверенностью ответственно заявить, что цели, которые Вы ставите перед собой и перед подчиненными, достигаются? Довольны ли Вы тем, насколько они достигаются?

Если Вы ответили «Да» на все 13 вопросов — Вы великий человек, который уже достиг очень многого и добьется практически всего, чего захочет.

Если у Вас получилось 10-12 ответов «Да» — подумайте о том, как довести результат до максимально возможного. И сделайте это — У ВАС получится.

При результате в 4-9 «Да», вспомните о том, что «когда не ведают далеких дум, не избегают близких огорчений».

При результате в 3 и меньше «Да» — поздравляю, Вы — «среднестатистический сотрудник среднестатистической компании», посмотрите на приведенные выше 13 вопросов и подумайте, как перестать быть «статистической посредственностью». Если захотите — у Вас получится.

Но главное, насколько бы меньше 13 ответов «Да» у Вас не было, не успокаивайтесь, пока их не будет 13! Шаг за шагом! Попытка за попыткой! Действуйте!

Комментарии к тесту

Возьмите шляпу, коробку, мусорную корзину или что-то подобное по размерам. Скомкайте три листа формата А4 так, чтобы получились импровизированные «шарики». Спросите у своего подчиненного, сколькими шариками из трех он/она попадет в эту корзину/коробку/шляпу с двух шагов. Наверняка ответ будет «тремя». Дайте попробовать — подчиненный без труда попадет. Теперь попросите подчиненного повернуться к Вам спиной (или завяжите ему глаза) и осуществить этих три броска. Теперь он сможет попасть разве что случайно. И в первом и во втором случае он/она бросает с одинакового количества шагов, но результат столь разительно отличается только потому, что в первом случае четко видна цель.

Попробуйте четче (с использованием техники СМАРТ, описанной в этой статье) формулировать цели, как для себя, так и для подчиненных. И Вы поразитесь изменениям, которые произойдут уже через пару месяцев.

А теперь, как всегда, не забудьте сделать выводы по этой статье и тесту, поскольку самой важной частью работы будет именно ЗАЗЕМЛЕНИЕ Ваших выводов!