Сокращение затрат приказ

Kupi-Franshizu — Портал о франчайзинге

Пути оптимизации и снижения расходов на предприятии

Издержки являются неотъемлемой частью любого бизнеса, без них предприятие не сможет ни развиваться, ни просто работать. Однако для обеспечения рентабельности требуется, чтобы расходы были эффективными, то есть каждый потраченный рубль приносил прибыль. Поставив перед собой такую цель, руководитель сможет уберечь свою компанию от непроизводительных затрат. Однако не каждый гендиректор видит оптимальные способы снижения расходов.

Три основных принципа работы, которые помогут избежать ненужных трат

Некоторые директора ошибочно считают, что снижение расходов на предприятии произойдет, если они начнут строго контролировать расходование денег, которые уже есть на счету. При этом совсем не уделяется внимание тому, откуда эти деньги на счете берутся. Если управлять только платежами, вскоре на предприятии начнется хронический дефицит средств, а если активно привлекаются кредиты, то не за горами и банкротство. Эффективность снижения затрат зависит от того, как ведется учет и расходов, и доходов. Причем обе эти статьи нужно планировать заранее. Желательно, чтобы у руководителя перед глазами всегда были намеченные объемы доходов и расходов с разбивкой на месяцы, кварталы, годы. Некоторые инвестиционные проекты могут в краткосрочной перспективе показаться затратными, а в долгосрочной — очень выгодными.

Руководитель должен иметь на руках объективную, а не приукрашенную, информацию о своем предприятии. Возможность контролировать затраты появляется с того момента, когда они начинают учитываться. На многих предприятиях разработана следующая стратегия снижения затрат: создается отдел по сокращению издержек, его сотрудники

  • изучают, факторы, влияющие на затраты;
  • проверяют соответствие технологических процессов нормам, которые закладывались еще в период проектирования предприятия;
  • рассчитывают оптимальную нагрузку производственных цехов;
  • выясняют причины перерывов в работе;
  • контролируют наличие сбоев при отгрузке или приемке товаров;
  • выявляют затаривание склада и т.п.

Затем происходит анализ и оптимизация расходов, то есть сотрудники намечают программу сокращения выявленных затрат, а руководитель рассматривает ее и утверждает. Пунктами такой программы могут стать: централизованная закупка основного сырья, более эффективная работа с клиентами и т.п.

Все стратегии снижения затрат утверждаются руководителем, они находят свое отражение в бюджете предприятия. Нарушать принятые решения можно только в исключительных случаях. За соблюдением этого правила должны отвечать финансовые службы. В их обязанность входит следить за обоснованностью расходов и отсекать ненужные траты. Жесткая финансовая дисциплина должна подтверждаться приказом руководителя, в котором указано, что решение о расходах принимает одно или несколько назначенных директором ответственных лиц.

Три пути оптимизации расходов

Экспресс-сокращение

При этом способе борьбы с затратами, нужно немедленно прекратить оплачивать расходы по некоторым статьям. Для этого проанализируйте все пути оптимизации расходов и выясните возможные последствия. Затраты по значимости делятся на:

1) Высокоприоритетные — это покупка сырья, выдача зарплат основным работникам и т.п. Без таких затрат предприятие остановит свою деятельность.

2) Приоритетные — расходы на рекламу, оплата мобильной связи сотрудникам и др. Приостановка финансирования этих статей приведет к сбоям в работе компании.

3) Допустимые — санаторное лечение и другие льготы для сотрудников. Финансирование желательно, но не обязательно сохранять, особенно, если у предприятия нет свободных средств.

4) Ненужные — например, оплата отдыха руководителю. На работе предприятия никак не скажется прекращение финансирования ненужных затрат.

Если выбрана экспресс-стратегия снижения затрат, то прекращается финансирование последней категории, резко ограничиваются расходы по третьей. Нежелательно сокращать расходы по первым двум категориям.

Быстрое снижение расходов на предприятии

1) Экономия на сырье и материалах. Пути оптимизации расходов по этой, самой затратной, статье могут быть разными. Наиболее эффективный — пересмотр договоров с поставщиками. Сотрудничайте с крупными компаниями, которые могут предложить более низкие цены и отсрочки по платежам.

2) Анализ и оптимизация затрат на транспорт, телекоммуникации, электроэнергию.

Если направлением деятельности компании не является оказание транспортных услуг, то можно отдать транспортный цех на аутсорсинг. Также нужно рассмотреть возможность сокращения автопарка и обратиться в логистическую компанию, которая поможет свести к минимуму расходы на транспорт.

Самые распространенные способы снижения расходов на электроэнергию: контроль расхода энергии, ограниченное освещение в темное время суток, переход на энергосберегающее освещение и оборудование.

Затраты на коммуникации сократятся, если уменьшить список работников, пользующихся оплачиваемой предприятием мобильной связью. Уменьшите количество телефонов с выходом на межгород, ограничьте интернет-доступ, договоритесь с крупным телекоммуникационным оператором о пакетном обслуживании.

3) Сокращение персонала и фонда оплаты труда. Рассмотрите необходимость некоторых отделов. Эффективности снижения затрат способствует динамичное развитие аутсорсинга и фриланса. Многие функции компании можно передать сторонним компаниям и специалистам. Кроме того, различные рекрутинговые организации позволяют сократить неквалифицированный персонал. Например, техничку можно «арендовать» несколько раз в неделю на пару часов. Более демократичный способ снижения расходов — сократить заработную плату, но предоставить работникам социальные льготы: бесплатное питание, расширенную медицинскую страховку и т.п.

Систематическое сокращение

1) Управление инвестициями. Инвестиции в покупку нового оборудования и во внедрение современных технологий необходимы предприятию для сохранения его конкурентных преимуществ. Но принимая решение о вложении средств в какой-либо проект, не стоит забывать о ранее поставленной задаче — увеличение эффективности снижения затрат. Инвестиционные проекты должны проходить строгий отбор. Сначала подразделение, которому необходим проект, должно обосновать его целесообразность. Затем желательно пригласить независимых экспертов, которые произведут технико-экономический расчет и помогут отобрать из нескольких предложений самое перспективное и выгодное.

2) Управление закупками заключается в систематическом поиске выгодных поставщиков.

3) Управление бизнес-процессами. В этой работе мешают стереотипы, сложившиеся со времен СССР. Большинство из сегодняшних технических специалистов на вопрос: как добиться снижения расходов на предприятии, ответят: купить новое производительное оборудование. Между тем, бизнес-процессы давно претерпели революционные изменения. Для эффективности снижения затрат некоторые предприятия применяют технологию «бережливого производства» (lean thinking). Суть состоит в том, что расходы оцениваются с точки зрения клиента: согласится ли он их оплачивать. Покупатель не стал бы оплачивать брак и переделки, перепроизводство, перемещение товаров, запасы, ожидания и т.п. Тем не менее, эти операции имеют ценность, значит, расходы на них нужно сокращать или вовсе избавляться от тех процессов, которые не одобрил бы потребитель.

Оптимизация расходов предприятия, снижение себестоимости

В условиях всемирного экономического кризиса большую популярность набирают методы борьбы с кризисом. Антикризисные менеджеры предлагают различные способы преодоления проблемы. Одной из эффективных мер, есть оптимизация расходов путем снижения себестоимости товара или услуги.

Когда сумма полученная от выручки равна сумме постоянных и переменных затрат, то предприятие находится в точке безубыточного производства. Конечно, пребывание в точке безубыточности лучше, чем оказаться ниже ее. Но нужно стремиться к лучшему, и мы будем стремиться преодолеть точку безубыточности в положительную сторону.

Как это не банально, но организация обязательно должна работать с прибылью, по таким причинам:

  • невозможно гарантировать безубыточную деятельность компании на ощутимом отрезке времени, так как не всегда удается неожиданные расходы сразу перекрыть соответствующими доходами;
  • если организация обеспечивает безубыточность, с трудом сводя концы с концами, а расходы имеют тенденцию к превышению доходов, то со временем эту фирму ожидает неминуемое банкротство;
  • компания должна непременно развиваться, а для этого нужны свободные средства или источники прибыли;
  • учредители и акционеры рассчитывают на получение в установленные сроки дивидендов, которые могут выплачиваться только из чистой прибыли;
  • если счет прибылей и убытков компании не имеет положительного сальдо, трудно рассчитывать на результативное финансовое взаимодействие с партнерами и контрагентами.

Антикризисный менеджмент, оптимизация расходов предприятия

Мало работать с прибылью, которая значится в документах бухгалтерского учета, — надо вести дело так, чтобы дебиторская задолженность практически отсутствовала, а на банковском счете постоянно находились достаточные оборотные средства. Если фактически ситуация иная, то необходимо принимать самые срочные меры по выходу из критического положения.

Для минимизации возникновения неприятных неожиданностей каждая организация систематически планирует свои доходы и расходы. Обычно годовую смету увязывают с решением краткосрочных и долгосрочных программ, вытекающих из поставленных целей и решаемых на данном отрезке времени задач. Бухгалтерский баланс организации (за первый квартал, полугодие, девять месяцев и отчетный год) позволяет оценить фактическую работу и сравнить ее с утвержденной сметой (бюджетом). Вполне понятно, что, сверяя фактические результаты с плановыми всего четырежды в год, намного труднее при необходимости исправить положение, чем делая это ежемесячно. В хорошо организованной компании обязательным является еженедельное подведение бухгалтерией итогов деятельности.

Составляя смету организации, не следует забывать возможные затраты, в том числе на:

  • закупку нового оборудования и поддержание имеющегося в работоспособном состоянии;
  • оплату сырья, расходных материалов, быстро изнашивающихся и малоценных предметов;
  • выплату заработной платы;
  • приобретение энергоносителей;
  • содержание или аренду помещений, зданий, сооружений и транспорта;
  • обеспечение складских и охранных мероприятий, а также погрузочно-разгрузочных работ;
  • перечисление налогов и других обязательных платежей;
  • рекламу, связь, командировки и проведение аудиторских проверок;
  • оплату услуг банков и других кредитно-финансовых учреждений.

Еще 10—15% планируемых на год затрат необходимо предусмотреть в позиции «неучтенные расходы».

Составляя годовую смету, следует обезопасить организацию от неприятных неожиданностей, приняв во внимание такие общеэкономические факторы, как фактическая инфляция и инфляционные ожидания, рост цен, повышение прожиточного минимума и необходимые в связи с этим изменения должностных окладов.

Хорошо продуманная смета (годовой бюджет) создает определенную стабильность в работе, даже если приходится ее корректировать в связи с изменениями окружающей обстановки.

Этапы работы со сметой

  1. Определение целей и задач организации на период планирования в увязке с краткосрочными и долгосрочными программами.
  2. Анализ принятых на себя обязательств с учетом потребностей в сотрудниках, материальных ресурсах, рабочих системах и средствах обработки информации, услугах других организаций и т.п.
  3. Сбор необходимых исходных данных и систематизация накопленной информации с использованием опыта последних периодов.
  4. Решение о номенклатуре включаемых позиций и значении их цифровых показателей с учетом отличия целей и задач бюджета прошлого года от планируемых в настоящее время и изменений нынешних условий работы относительно соответствующих в прошлом.
  5. Анализ и редактирование подготовленного проекта сметы с учетом проверки его реальности, сезонных колебаний предложения и спроса, срока оформления соответствующих документов и продвижения финансовых средств, соответствия принятым в организации требованиям и действующему законодательству.
  6. Утверждение руководством окончательного варианта или его исправление по сделанным замечаниям.
  7. Исполнение утвержденного бюджета и контроль над отклонениями или нарушениями. Этот важный этап предусматривает:
  • тщательный учет фактических доходов и расходов;
  • систематическое наблюдение за непредвиденными изменениями до того, как их количество перейдет в качество и создаст серьезную проблему;
  • обеспечение сохранности документов: первичных, бухгалтерского учета и отчетности, безналичных средств и наличности, балансового и забалансового имущества;
  • выявление ошибок или упущений, которые не следует скрывать, а напротив, принципиально на них реагировать и оперативно устранять.
Читайте так же:  Статья 159 ук особо крупный размер

Тщательное выполнение описанного выше, исключение излишеств, спонтанных и неучтенных расходов позволяют минимизировать затраты и снижать себестоимость готовой продукции.

Дополнительным мощным источником снижения себестоимости может служить периодический анализ хозяйственной деятельности организации с целью изыскания резервов повышения производительности труда путем:

  • совершенствования технологий и используемых технологических процессов производства продукции;
  • рационализации организационной структуры, штатного расписания, системы управления и должностных обязанностей;
  • повышения квалификации исполнителей на всех уровнях и их заинтересованности в результатах своего труда, а также личной ответственности;
  • создания эффективной системы стимулирования сотрудников, как морального, так и материального.

Снижению себестоимости производимой компанией продукции также способствует исключение ненужных расходов путем грамотной организации делопроизводства на рабочих местах.

Это статья Оптимизация расходов

Оптимизируйте затраты

Стремиться минимизировать расходы — не значит действовать в ущерб интересам дела, лишь бы избежать затрат задачу следует решать, отыскивая оптимально возможное соотношение доходов и расходов.

Решение может находиться в следующих направлениях:

  1. Прямое снижение издержек производства за счет поиска внутренних ресурсов (например, сокращение управленческих расходов и штатов, снижение материальных затрат, повышение производительности труда и т.п.).
  2. Относительное снижение издержек производства (главным образом в части условно-постоянных затрат) за счет увеличения объемов производства продукции. При этом на единицу готовой продукции будут затрачиваться существенно меньшие средства.
  3. Проведение грамотных маркетинговых исследований для формирования конкурентоспособных предложений с целью стимулирования повышения объема закупок постоянными клиентами и привлечения новых покупателей.
  4. Установление в организации жесткой финансовой дисциплины, когда решение о расходах имеет право принимать одно лицо или несколько ответственных лиц, четко оговоренных приказом руководителя компании.

Учитывайте сразу необходимые капитальные вложения и требуемые эксплуатационные расходы

Рассчитывая затраты, необходимые и достаточные для старта нового дела, как правило, выбирают вариант, требующий наименьших капитальных вложений. Суммируя стоимость разработки проекта, строительства сооружений, закупки и монтажа оборудования, отработки технологии и т.д., принимают наиболее дешевые технические решения. При этом даже не задумываются (и, тем более, не подсчитывают), во что эти решения обойдутся впоследствии, как это отразится на уровне эксплуатационных расходов. Главное — минимизировать первоначальные затраты.

Это довольно распространенная ошибка небогатых и экономически слабо подготовленных людей. Принципиальная ущербность такого подхода заключается в том, что капитальные вложения — это разовое явление, хоть и финансово крупное, а эксплуатационные расходы — существенно меньшие, но повторяющиеся из года в год на протяжении многих лет.

Бизнесмен обязан выбирать оптимальное решение обязательно с учетом необходимых капитальных вложений и требуемых эксплуатационных расходов. Народная мудрость гласит: «Скупой платит дважды». Это особенно актуально для бизнесменов, у которых недостаточно продуманное и плохо просчитанное решение может оказаться непоправимо разорительным. И напротив, предусмотрительный, расчетливый взгляд в будущее обеспечивает многолетнее поступление прибыли.

Мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда и риски, с этим связанные

Сложная экономическая ситуация в стране вынуждает многих предпринимателей и руководителей компаний заняться оптимизацией затрат. Как правило, начинают коммерсанты с расходов на оплату труда, особенно если они составляют значительную долю в себестоимости продукции, работ, услуг. О том, какие мероприятия позволяет проводить трудовое законодательство и каких рисков следует избегать, и пойдет речь в материале.

В период кризиса предприниматели начинают оптимизировать расходы и искать пути их сокращения.

Способы оптимизации и крайняя мера — сокращение персонала

Как правило, процесс оптимизации начинается с реорганизации бизнеса, которая может привести в том числе и к высвобождению персонала. В такой ситуации сотрудники ведут себя по-разному: кто-то уходит по собственному желанию, кто-то по соглашению сторон с выплатами по договоренности. Но что делать, если работники не соглашаются уволиться или расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон? В такой ситуации работодатель может сохранить ряд должностей с введением для них дополнительных обязанностей взамен упраздняемых должностей через процедуру изменения организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Помимо этого работодатель может провести переговоры с работниками о возможном изменении условий труда, в частности, о введении на предприятии режима неполного рабочего времени (ст. 93 ТК РФ), установлении гибкого режима труда отдельным работникам с введением в отношении них суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ), что позволит дополнительно не оплачивать в повышенном размере праздничные дни и ночные смены (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 29.01.2014 № 33-1218/2014).

В зависимости от специфики предприятия работодатель может установить сдельную форму оплаты труда (ч. 2 ст. 150 ТК РФ), выплачивая зарплату не за фактически отработанное время, а за выполненную работу по утвержденным расценкам, что также позволит снизить расходы на оплату труда таких работников и соответствующие размеры отчислений с их заработка в бюджет (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 04.02.2014 № 33-1133/2014).

С кем-то из работников, возможно, удастся договориться об уменьшении размера зарплаты по соглашению сторон в целях сохранения рабочих мест. Работодатели в связи с ухудшением экономической ситуации в стране могут в целях экономии своего бюджета урезать дополнительные материальные выплаты работникам, а также отказаться от индексации зарплаты, учитывая, что ее проведение для них не является обязанностью (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.12.2013 по делу № 11-42489).

Например, в случаях когда зарплата сотрудников состоит из двух частей — оклада и премии, которая не является фиксированной частью заработка и не обязательна к выплате, при условии, что она не включена в трудовой договор и упоминания о ее фиксированном размере нет в штатном расписании. Обратите внимание, что для того чтобы ограничиться выплатой работникам только оклада, в локальном акте компании о порядке премирования сотрудников также должно быть обязательно указано, что выплата премии является правом, а не обязанностью работодателя. Это лишит работника права настаивать на ее выплате.

В судебной практике отмечается, что наличие в штатном расписании компании графы о премии для того или иного сотрудника (к примеру, в размере 5% от прибыли компании по итогам определенного отчетного периода) при отсутствии в заключенном с ним трудовом договоре условия об обязательной выплате премии не дает такому сотруднику оснований требовать ее выплаты (Апелляционное определение Московского городского суда от 02.10.2014 по делу № 33-17968/2014). Однако мы бы рекомендовали не рисковать и не включать такую графу в штатное расписание.

Тех работников, труд которых работодателю в офисе или на ином объекте постоянно не требуется, он может пере­вести на дистанционную работу (глава 49.1 ТК РФ) по соглашению сторон, что позволит ему уменьшить не только расходы на оплату труда, но и отказаться, например, от излишних арендуемых площадей.

Однако, если принятие выше­указанных мер невозможно, работодатель все-таки вынужден использовать процедуру сокращения персонала.

Для этого все сокращаемые работники уведомляются о предстоящем сокращении в срок не менее чем за два месяца и при увольнении им выплачивается выходное пособие в размере среднемесячного заработка, а также сохраняется средний заработок на период трудоустройства, но не более чем за два месяца (с зачетом суммы выходного пособия). При этом по решению органа службы занятости работодатель должен будет выплатить пособие еще за один месяц (ст. 178 ТК РФ).

Поскольку увольняемых работников о предстоящем сокращении нужно уведомлять за два месяца, этот период работы также надо будет оплатить.

Согласно ч. 4 ст. 178 ТК РФ трудовым договором или коллективным договором могут предусматриваться другие случаи выплаты выходных пособий, а также устанавливаться повышенные размеры выходных пособий.

Вместе с тем такое право работодателя самостоятельно устанавливать дополнительные случаи выплаты выходного пособия в трудовом (коллективном) договоре не означает того, что данная выплата является установленной законодательством, в том числе ТК РФ, и подпадает под перечень выплат, не подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц, поскольку из буквального толкования ч. 3 ст. 217 НК РФ, что норма законодательства, предусматривающая компенсационные выплаты, должна быть императивной, тогда как ч. 3 ст. 178 ТК РФ носит диспозитивный характер, в связи с этим выплачиваемое работнику выходное пособие, не предусмотренное законом, подлежит обложению НДФЛ на общих основаниях (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 22.04.2014 по делу № 33-3874/2014).

Указание в трудовом догово­ре или в соглашении о его прекращении фиксированной денежной суммы, подлежащей выплате работодателем в пользу работника, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке (Апелляционное определение Красноярского крае­вого суда от 06.08.2014 по делу № 33-7507/2014). При этом облагается данным налогом вся сумма компенсации целиком, а не только в части, превышающей трехмесячный средний заработок, поскольку законом не предусмотрена налоговая льгота для таких случаев увольнения (Апелляционное определение Московского областного суда от 23.07.2014 по делу № 33-16087/2014).

Некоторые работодатели, для того чтобы не проводить процедуру сокращения работников, пытаются уволить их за нарушение трудовой дисцип­лины или демотивировать понижением в должности, вменением дополнительного фронта работ за ту же зарплату путем утверждения новой должностной инструкции, полным или частичным лишением премии, направлением в командировки и др. Однако подобные меры чреваты для работодателя судебными тяжбами с работниками и взысканием в их пользу еще больших сумм, поэтому от таких методов следует отказаться.

Поэтому, если работники не идут на добровольное прекращение трудового договора по соглашению сторон, работодателю необходимо их сокращать с выплатой всех предусмотренных законом компенсаций.

Читайте так же:  Требования к началу урока

Простой по вине работодателя следует основательно доказать

При проведении организа­цион­но-реструкта­ризационных процедур у работодателя может появиться соблазн оптимизировать свои расходы на оплату труда за счет введения режима простоя, чтобы платить не полную зарплату, а только 2/3 от нее. Однако здесь необходимо учитывать следующие риски.

Введение данного режима оформляется приказом, с которым под роспись знакомятся все работники, которых это касается. Простой оформляется отметками в табеле учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13, утв.

постановлением Гос­комстата России от 05.01.2004 № 1), письменными уведомлениями работников о начале простоя, рапортами, докладными, служебными записками, актами о простое, листками учета простоя, приказами об оплате простоя, накопительными ведомостями, расчетно-платежными ведо­мостями и другими доказательствами.

Невыполнение требования об обязательном до­кумен­тальном оформлении введенного простоя может послужить основанием для признания его незаконным (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 03.02.2014 по делу № 33-321/2014).

Возможность введения простоя у работодателя есть только в случае, если он сможет доказать, что временная приостановка работы произошла по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера: например, авария на производстве, пожар, затопление, расторжение договора аренды производственного цеха, склада или иного помещения, которое использовал работодатель в своей коммерческой деятельности (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 30.07.2014 по делу № 33-6970, Б-13) и т.д.

Необходимость вынужденной приостановки работы на предприятии работодатель может подтверждать любыми относимыми доказательствами. В частности, введение простоя на предприятии, занимающемся производством и реализацией алкогольной продукции, можно подтвердить уведомлением о приостановлении деятельности, поданным работодателем в адрес лицензирующего органа, приказом о введении простоя и о приостановлении технологического процесса производства алкогольной продукции, отсутствием заказов и т.п. (Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 30.01.2014 по делу № 33-73-2014).

Простой как юридический факт является временным событием, и работодатель в силу ст. 22, 56 ТК РФ обязан принимать все зависящие от него меры по прекращению простоя и предоставлению работнику возможности фактически исполнять трудовые обязаннос­ти, обусловленные трудовым договором. При этом работодатель обязан оформить простой до­кумен­тально, тем самым обеспечив права работников на оплату труда, соблюдение правил исчисления среднего заработка, трудового и пенсионного стажа (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.02.2014 по делу № 33-593/14).

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора (в данном случае сокращение на период простоя размера зарплаты) допускается только по соглашению сторон трудового договора. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

В соответствии с ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ под простоем понимается временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. При этом обязанность доказать наличие указанных обстоятельств возлагается на работодателя (п. 17 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Поэтому в случае введения простоя в отсутствие на это законных причин работники могут пожаловаться в Роструд и в прокуратуру, а также взыс­кать с работодателя в судебном порядке сумму невыплаченной зарплаты, проценты за нарушение срока ее выплаты, компенсацию морального вреда, а также свои судебные издержки по делу.

При введении режима простоя на предприятии работники, которых он затрагивает, обязаны являться на работу и присутствовать на своих рабочих местах, если только работодатель им не разрешит не приходить на работу (Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 27.05.2014 № 33-5037).

Помимо этого работодатель должен учитывать, что крайне рискованно вводить режим простоя, если затем он собирается сокращать работников. Используя режим простоя, работодатель получает возможность сократить объем денежных выплат, причитающихся в пользу работников, однако суды в подобных спорах встают на сторону работников и взыскивают с работодателей невыплаченную часть зарплаты, признавая введение режима простоя незаконным.

В подобных случаях суды отмечают невозможность принятия решения о введении простоя в период предупреж­дения работника о предстоящем увольнении по сокращению, поскольку проведение организационных мероприятий в компании не может являться основанием для оплаты труда сотрудников в размере 2/3 в соответствии со ст. 157 ТК РФ (апелляционные определения Свердловского областного суда от 04.04.2014 по делу № 33-4531/2014, Иркутского областного суда от 01.08.2014 по делу № 33-6319/2014, Мурманского областного суда от 05.03.2014 № 33-377-2014 и др.).

С целью минимизации такого риска режим простоя следует вводить не одновременно с предупреждением сокращае­мых работников о предстоящем увольнении, а за некоторое время до этого (например, за месяц и более), либо уже пос­ле предупреждения, чтобы введение простоя суд в случае спора не связал с сокращением работников и необходимостью для работодателя оптимизировать свои затраты.

В этом случае суд оценит правомерность введения простоя, и если для сотрудников работа действительно отсутствовала, с большей долей вероятности не увидит в действиях работодателя нарушений трудового законодательства (Апелляционное определение Челябинского областного суда от 06.11.2014 по делу № ­11-11316/2014).

Как сократить затраты

Можно выделить два основных подхода к снижению затрат, которые получили широкое распространение в международной практике:

  • таргет-костинг (target-costing);
  • кайдзен (от яп. kaizen — совершенствование).

Управление затратами с использованием концепции таргет-костинга применяется в основном на стадии проектирования новой продукции и предполагает выполнение следующих шагов:

  • определение цены новой продукции, по которой покупатели готовы ее приобрести;
  • определение целевых значений прибыли и себестоимости;
  • расчет фактической себестоимости;
  • сравнение фактической себестоимости с целевой, и разработка мероприятий, позволяющих снизить фактические затраты до заданного уровня.
  • Основное отличие управления затратами по методу «кайдзен» заключается в том, что снижение издержек происходит по уже выпускаемым видам продукции за счет повышения эффективности бизнес-процессов. Менеджмент определяет, на сколько должны быть снижены расходы на выпуск производимой продукции, и полномочия по достижении поставленных целевых значений затрат передаются непосредственно производственным подразделениям. По мнению автора, именно такую задачу приходится решать большинству финансовых директоров, которые начинают управление затратами в своей компании.
    Для того чтобы в короткие сроки снизить себестоимость выпускаемой продукции и в целом затраты по компании, финансовому директору потребуется последовательно выполнить следующие шаги:
    1. Определить, какие статьи затрат могут быть сокращены.
    2. Совместно с руководителями производственных подразделений составить план снижения затрат и распределить между менеджерами ответственность за его исполнение.

    Какие затраты могут быть сокращены?

    История разработки концепций таргет-костинга и кайдзен

    Сергей Клыков
    Заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Масложиркомбинат «Краснодарский»

    Для целей планирования и анализа в нашей учетно-аналитической системе затраты подразделяются на переменные (рецептурные), производственные, непроизводственные (административные), коммерческие и прочие расходы. Такая структура затрат позволяет рассчитывать несколько уровней себестоимости и служит основой для многоступенчатого анализа издержек и маржинальной прибыли. Так, прямая производственная себестоимость (сумма переменных и прямых производственных затрат) применяется для установления минимальной границы цены при выводе продукции на рынок и при негативной конъюнктуре рынка сырья и продукции, а также для оценки эффективности работы основного производства (по показателю прямой производственной прибыли).
    Все группы затрат анализируются в динамике (в сравнении с предыдущими периодами), по удельному весу в общей сумме затрат, в сравнении с бизнес-планом и краткосрочными бюджетами, а также на соответствие установленным нормативам (лимитам).
    Одним из обязательных элементов в анализе затрат является выделение стоимости процессинга (себестоимость за вычетом расходов на основное сырье и полуфабрикаты), что позволяет отслеживать формирование добавленной стоимости и оптимизировать размер переменных и прямых производственных затрат по отдельным факторам. Это важно в условиях, когда предприятие не оказывает существенного влияния на уровень затрат по приобретению основного сырья. Динамика и структура стоимости процессинга в этом случае характеризуют эффективность оперативного менеджмента на предприятии.

    Михаил Пукемо
    Президент холдинга «Альта Групп» (Москва)

    В нашей компании проводится анализ отклонений фактической величины затрат от плановых как в разрезе центров ответственности, так и по статьям затрат в целом (при этом мы используем собственные программные разработки). В первую очередь анализируются наиболее существенные статьи затрат. Выявив статью, по которой отклонение окажется значительным, мы формируем по ней подробную управленческую отчетность и на ее основе проводим детальный анализ причин отклонений. Такими причинами могут быть как ошибки при планировании величины расходов, так и влияние внешних факторов, которое сложно было предвидеть.

    Отклонение [(гр. 3 – гр. 1) / гр. 1 х 100], %

    Структура затрат [(гр. 1 / итого) х 100], %

    Структура затрат [(гр. 1 / итого) х 100], %

    Сырье и материалы

    Услуги сторонних организаций

    Для проведения функционального анализа затрат потребуется внедрить систему попроцессного калькулирования (Activity based costing) 1 , что позволит не только точнее определить себестоимость выпускаемой продукции, но и лучше управлять затратами. При традиционном подходе отчеты о доходах и расходах анализируются по типам расходов, понесенных каждым центром ответственности, в то время как при попроцессном калькулировании затраты будут проанализированы по видам деятельности. Это позволяет менеджменту понять, с чем связано возникновение тех или иных расходов. Отличие традиционного подхода к анализу затрат от попроцессного калькулирования представлено в табл. 2 на с. 80.

    Почему финансовый директор не может управлять затратами

    Попроцессное представление данных о затратах позволяет получить более наглядную информацию о затратах компании, а значит, привлечь внимание менеджеров. Например, почему на доставку товаров тратится 320 тыс. руб.? Отвечая на этот вопрос, руководитель коммерческого отдела будет вынужден проанализировать процессы, связанные с доставкой товара, и скорее найдет способ снизить затраты.

    Сколько тратят конкуренты

    Значение, тыс. руб.

    Оплата услуг связи

    Формирование ценовой политики

    Работа с заказами клиентов

    Оксана Кондаурова
    Заместитель генерального директора по финансам ОАО «Авиационные Линии Кубани», финансовый директор ООО «Аэропорты Юга» (Краснодар)

    На нашем предприятии анализ затрат проводится в несколько этапов. В первую очередь — на этапе составления годового бизнес-плана. При определении уровня переменных затрат проводится факторный анализ: какое влияние оказали на изменение затрат, величину выручки и рентабельность продаж количественные (объем производства) и качественные (изменение цен) показатели. При планировании постоянных затрат проводится их сравнительный анализ с предыдущим отчетным периодом, учитываются темпы инфляции и изменения, произведенные в отчетном периоде. Например, движение основных средств повлияет на величину амортизационных отчислений и налога на имущество, повышение тарифной ставки — на фонд оплаты труда и т.д. Второй этап — подготовка операционного плана на текущий месяц, третий — анализ отклонений фактических показателей от запланированных

    Читайте так же:  Учебное пособие охрана окружающей среды и экологическая безопасность

    В результате проведенного анализа должны быть определены перспективные направления снижения затрат, а именно:

    • статьи затрат, обладающие наибольшим удельным весом в общей сумме затрат;
    • затраты, темп роста которых превышает темп роста выручки компании.

    Отобранные таким образом статьи затрат следует поделить на те, которые:

    • не подлежат пересмотру, так как существуют жесткие обязательства со стороны компании (заработная плата, налоговые обязательства, заключенные договоры);
    • могут быть изменены (к примеру, расторжение ранее заключенных договоров, что повлечет за собой применение штрафных санкций);
    • могут быть перенесены на другие периоды без ущерба.

    Очевидно, что в первую очередь будут сокращены затраты, относящиеся к третьей группе, но, прежде чем принимать какие-либо решения по сокращению затрат, необходимо понять, как и почему меняется та или иная статья затрат, как она возникает и с чем связаны причины ее роста.

    Анализ причин возникновения затрат

    Рисунок. Факторы возникновения затрат

    Дмитрий Кравченко
    финансовый директор ООО «Реил Континент» (Москва)

    Основными причинами увеличения затрат в нашей компании являются инфляция, из-за которой приходится повышать заработную плату сотрудникам, а также рост цен поставщиков. Кроме того, растут затраты, связанные с изменениями в организационной структуре компании. Но если в первом случае мы можем только лишь оптимизировать численность работников, чтобы регулировать рост затрат на оплату труда, то во втором случае это уже вопрос управления предприятием. Например, открывается новое отделение, соответственно увеличиваются штат, офисные площади и пр. Если вы ожидаете роста выручки, а его нет, необходимо выяснить причины.

    Анализируя причины возникновения затрат, важно понять, как они влияют на размер издержек компании и какие могут быть пути для оптимизации. К примеру, до 90% себестоимости продукции рассчитывается на этапе проектирования — конструкция изделия определяет будущие затраты на труд, оборудование, материалы. Перепроектируя изделие или создавая новое поколение продукции, можно добиться снижения затрат за счет меньшего количества компонентов, применения более дешевых материалов и снижения трудозатрат. Очевидно, что финансовый директор зачастую не может ответить на вопрос, какие пути оптимизации существуют для тех или иных затрат, связанных с конструкцией изделия, его характеристиками, использованием ресурсов и т.д. Поэтому подобные вопросы следует адресовать руководителям структурных подразделений. К примеру, для руководителя отдела снабжения список вопросов может выглядеть следующим образом:

    • можно ли получить отсрочку платежа у поставщиков;
    • по какому сырью и материалам можно добиться снижения цен;
    • можно ли сократить размер страхового запаса сырья и материалов в компании;
    • как застраховать компанию от увеличения цен на сырье.

    Сергей Клыков
    Заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Масложиркомбинат «Краснодарский»

    На уровень затрат и финансовые результаты в нашей компании значительное влияние оказывает стоимость основного сырья масложирового производства — семян подсолнечника (около 60–70% в общей сумме расходов). Рынок сырья нестабилен и трудно прогнозируем, цена покупки маслосемян в последние годы варьировалась от 4 до 10 руб. за 1 кг. Ситуация усугубляется возрастающим дефицитом сельхозугодий под выращивание данной культуры и большой зависимостью от климатических условий. Рост затрат на сырье сдерживается путем проведения агрессивной закупочной политики, развития собственной сырьевой базы и увеличения доли компании на рынке.
    К сожалению, мы практически бессильны в сдерживании тарифов на авто- и железнодорожные перевозки, теплоэнергетические ресурсы и цен на ГСМ.

    Михаил Пукемо
    Президент холдинга «Альта Групп» (Москва)

    Нередко рост затрат связан с тенденциями на рынке. Например, развивается рынок — растут затраты на оплату труда, увеличиваются цены на сырье и нефтепродукты — соответственно, и у нас возрастают издержки на покупку сырья и топлива. В наших силах только отчасти повлиять на такие затраты, например сдержать рост затрат на оплату труда, оптимизируя численность и структуру персонала.
    Бывает, что в компании растут затраты, связанные со структурными внутренними преобразованиями или развитием бизнеса. Иногда расходы, необходимость в которых отпала, производятся по инерции, в силу привычки либо из-за ошибок, допущенных при планировании величины затрат, связанных с открытием новых направлений деятельности компании или с тем, что у менеджеров отсутствовала необходимая информация.
    Чтобы не допустить роста подобных затрат, мы постоянно проводим мониторинг бюджетов и отчетов подразделений и уточняем показатели эффективности их деятельности, в том числе связанные с соблюдением уровня запланированных затрат по отдельным статьям.

    Итак, выявив статьи затрат, которые необходимо сократить, а также причины их возникновения, можно приступать к составлению плана снижения издержек компании.

    Как составить план снижения затрат

    В ходе анализа было определено, что в компании «Альфа», выпускающей аккумуляторы, завышены затраты на сырье и материалы. Финансовый департамент совместно с менеджментом производственных подразделений разработал план снижения затрат, в котором содержатся следующие положения.

    1. Наименование мероприятия. Снижение затрат на сырье и материалы за счет установки оборудования по фильтрации талого снега.
    2. Наименование статьи затрат. «Сырье и материалы».
    3. Основные факторы, влияющие на статью «Сырье и материалы». Стоимость ресурсов, технология производства.
    4. Суть мероприятия. Технология изготовления аккумуляторов предполагает использование большого количества воды. Поскольку площадь завода — N га, затраты по уборке снега и его вывозу за пределы предприятия также значительны. Предлагается установить оборудование для фильтрации снега и использовать полученную таким образом воду в производстве аккумуляторов.
    5. Стоимость мероприятия. Стоимость новой производственной линии и расходы на монтаж составляют 100 тыс. руб.
    6. Эффект от мероприятия. Экономия составит около 30 тыс. руб. в год. Срок окупаемости линии — три года.
    7. Ответственный за мероприятие. Технический директор Котов И.И.; главный технолог Собакевич Н.В.
    8. Сроки внедрения. Конец III квартала 2005 года.

    Дмитрий Кравченко
    Финансовый директор ООО «Реил Континент» (Москва)

    Когда необходимо снизить затраты по той или иной статье, мы всегда разрабатываем план мероприятий. Например, растут затраты на выплату компенсаций покупателям по статье «Бой груза при перевозке». Выясняется, что основной причиной боя является небрежная укладка груза. Соответственно, мы разрабатываем меры, которые позволят снизить уровень затрат на компенсации. Для этого необходимо улучшить качество погрузочных работ, частично — за счет ужесточения контроля над ними, частично — за счет увеличения оплаты труда грузчиков. Здесь очень важно соблюдать баланс, чтобы действительно получить экономию, а не просто потратить еще деньги. За любое мероприятие по сокращению затрат всегда назначается ответственный, в данном случае — главный инженер.

    Сергей Клыков
    Заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Масложиркомбинат «Краснодарский»

    В нашей компании ежемесячно собирается комиссия, которая анализирует исполнение бюджета. На ее заседаниях проводится анализ всех затрат в разрезе каждого продукта и ЦФО, выясняются причины отклонений и их влияние на итоговый результат.
    Результатом обсуждений и анализа затрат становятся разработка плана мероприятий, направленных на их снижение, например корректировка норм и нормативов, пересмотр лимитов затрат, введение временных ограничений на определенные виды расходов. Кроме того, планы мероприятий по снижению затрат могут предусматривать организацию тендеров на поставку материалов, запчастей, подрядные ремонтно-строительные услуги и пр., а также реализацию инвестиционных и инновационных проектов.

    В заключение нужно отметить, что, составляя план снижения затрат, крайне важно правильно определить ответственного за его исполнение. Широко распространена ошибка, когда ответственным за снижение затрат назначается сотрудник финансовой службы компании. В то же время ответственность должна быть возложена на специалиста, контролирующего затраты, которые предполагается сократить. Как правило, это директор по производству, руководитель отдела снабжения или коммерческий директор.

    Сергей Клыков
    Заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «Масложиркомбинат «Краснодарский»

    Мы применяем матричную структуру распределения ответственности за планирование и управление размером статей затрат, когда за величину издержек отвечают и главные специалисты соответствующих ЦФО, и заместители генерального директора. Например, за статью «Запчасти и комплектующие» по всем ЦФО помимо их руководителей отвечает главный механик, за статью «Расходы на обучение» — непосредственно директор по персоналу, а управление затратами по статье «Транспортные услуги по реализации продукции» осуществляется начальником отдела транспортной логистики.
    В функции финансово-экономической службы компании входят консолидация информации обо всех доходах и расходах в формах управленческой отчетности и бюджетирования, анализ динамики и структуры расходов, их соответствия показателям бизнес-плана, оценка степени влияния на финансовый результат и выявление резервов повышения эффективности использования ресурсов.

    Оксана Кондаурова
    Заместитель генерального директора по финансам ОАО «Авиационные Линии Кубани», финансовый директор ООО «Аэропорты Юга» (Краснодар)

    Я считаю, что ответственность за соответствие фактических затрат или доходов заявленным должны нести руководители ЦФО, но бывает сложно изменить менталитет руководителей, которые не привыкли считать расходы, все свое внимание уделяя только производственным факторам. Это, конечно, немаловажно, тем более на авиационном предприятии, где очень строго должны выполняться все нормы безопасности, а степень ответственности высока. Но, как и любое другое коммерческое предприятие, мы должны быть прибыльными и, планируя свою деятельность, обязательно предпринять все шаги к сокращению издержек и увеличению доходности.
    В данный момент у нас ведется работа по формированию финансовой структуры, выделению центров финансовой ответственности, руководители которых и должны отвечать за изменение доходов, расходов или прибыли (в зависимости от вида ЦФО).
    Экономическая служба проводит оперативный анализ работы всех ЦФО, ежемесячно доводит до их руководителей результаты исполнения показателей деятельности, постоянно требует объяснения причин отклонений и отчет о проведенных мероприятиях по исправлению ситуации в случае ухудшения показателей.

    Михаил Пукемо
    Президент холдинга «Альта Групп» (Москва)

    В нашей компании непосредственную ответственность за затраты несет руководитель подразделения, в рамках которого эти затраты производятся. Даже если выплаты осуществляются другим подразделением, например производятся закупки расходных материалов для производственного цеха, его руководитель должен утвердить предполагаемую к оплате сумму. При этом не имеет значения, предусмотрены ли данные расходы бюджетом или это внеочередной платеж.
    Самым эффективным способом контроля над затратами, на мой взгляд, является система мотивации сотрудников, построенная на зависимости вознаграждения от уровня расходов, попадающих в сферу их ответственности. Как только сотрудник начинает получать процент или премию от экономии, уровень затрат начинает снижаться, неоправданных расходов становится меньше. Но здесь важно обеспечить контроль качества работы и выполнения основных обязанностей сотрудником.

    1 Подробнее об этом см. статью «Определение себестоимости методом Activity based costing» («Финансовый директор», 2003, № 7–8, с. 38). — Примеч. редакции.