Документы делопроизводства адвокатов и их оформление

Юридическое делопроизводство — единая база и учет судебных дел

Указанные возможности реализованы в программе:

  • Забыть о судебном заседании невозможно
  • Четкий план действий по процессу
  • Экономия времени на рутинную работу
  • Множество аналитических отчетов для руководства

Особенности юридического делопроизводства

Говоря о юридическом делопроизводстве, следует понимать, что это частное направление отрасли делопроизводства в целом, имеющее свои характерные особенности. В основе общего лежит понятие дела как подборки документов, объединенных по любому произвольному признаку (вопросу) и хранящихся в организации вместе согласно номенклатуре (списку) дел.

Основа делопроизводства – кодексы и ГОСТы

В то же время в юридическом под делом понимается предопределенный кодексом, законом или иным нормативным актом перечень документов. Иными словами, создание, развитие и завершение дела у юриста регламентируется АПК РФ, ГПК РФ для судебных дел, КоАП – для административных дел ит.д., в то время как общее делопроизводство (или документационное обеспечение управления) предприятия регулируется ГОСТами (ГОСТ Р 51141-98).

Что касается учета судебных дел внутри компании, то, как правило, отдельный распорядительный документ на этот счет отсутствует. Недостатком данного подхода является то, что у юридического отдела нет регламентирующего документа, где были бы прописаны основные правила, включая сроки реакции на документы из судов. В то же время в каждом районном и арбитражном суде имеется инструкция по судебному делопроизводству, где все сроки и правила четко прописаны. Мы рекомендуем по крайней мере указывать основные положения внутреннего делопроизводства юристов в положении о претензионно-исковой работе на предприятии.

Суть делопроизводства юриста заключается в том, что он:

  • занимается подготовкой документов – исковых заявлений, ходатайств, отзывов и т.д.
  • ведет документооборот — регистрирует входящие, исходящие и внутренние (реже) документы, которые он получает из суда, направляет их в суды или госорганы, согласовывает внутри компании.
  • обеспечивает хранение документов в привязке к делам.

То есть, главная задача юриста в данном случае заключается в том, чтобы обеспечить ведение документооборота в привязке к конкретному делу (судебному или нет), для чего необходимо вести учет судебных и иных дел..

Учет судебных дел в компании

База судебных арбитражных дел расположена в открытом доступе на сайте http://kad.arbitr.ru/ , информацию по делу в суде общей юрисдикции можно найти на сайте ГАС Правосудие http://sudrf.ru/ на странице соответствующего суда в разделе «судебное делопроизводство», например http://kuzminsky.msk.sudrf.ru

Должен каждый юротдел
Вести реестр судебных дел

В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет. Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel (последний более предпочтителен). Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS Excel пример реестра судебно-арбитражных дел:

При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять:

  • правила сортировки данных;
  • автофильтры;
  • различные типы данных в ячейках.

Обращаем внимание, что следует различать реестры (списки) по делопроизводству и отчеты по нему. Дело в том, что реестр представляет собой своего рода журнал регистрации юридических документов, т.е. он накапливает информацию в разрезе времени. В то время как отчет предназначен для оперативного получения «среза» информации по определенным показателям на момент времени.

И если использование MS Excel для целей ведения учета судебных дел в принципе удовлетворительно, то построение отчетов по делам в MS Excel у юриста может вызывать значительные неудобства:

  • потеря времени при сведении данных;
  • смешение реестров и отчетов;
  • трудности группового использования;
  • отчетность в 90 % только в табличном виде

Автоматизация юридического делопроизводства

Мы выяснили, что процессы общего и юридического делопроизводства во многом похожи. Между тем, на рынке существует большое количество систем автоматизации корпоративного документооборота. Наконец, очевидно, что при использовании MS Excel при учете дел возникает ряд трудностей. Исходя из этого, можно сделать вывод, что юридическое делопроизводство также нуждается в автоматизации.

Если рабочее место юриста автоматизировано, то не имеет значение количество дел, которое он одновременно может вести, увеличивается многократно.

Юрайт представляет собой автоматизированную систему судебного и иного регламентированного законом делопроизводства. Юрайт обеспечивает информационно-аналитическую и управленческую (организационную) поддержку всего благодаря следующим возможностям:

  1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, поступающих по делу.
  2. Ведение карточек дел любого вида: исков, претензий, исполнительных производств, с указанием всех основных параметров. Арбитражному юристу будет интересна функция интеграции с сайтом my.arbitr.ru и сервисом «Электронный страж».
  3. Ведение электронного реестра любых регламентированных дел
  4. По итогам работы с судебно-арбитражными делами, а также претензиями, исполнительными листами, программа позволяет быстро формировать следующие варианты отчетности (вот лишь некоторые из них):
    • предъявленные к компании претензии:
    • результативность исполнительного производства
    • общие результаты судебно-арбитражной, претензионной и исполнительной работы

Отчет по практики в коллегии адвокатов

Главная > Реферат >Государство и право

Международный юридический институт

ОТЧЕТ по производственной практике № 2

студентка 62 группы

1. Организационно-правовая характеристика Ивановской областной коллегии адвокатов № 4 4

2. Порядок рассмотрения и разрешения письменных обращений в Ивановской областной коллегии адвокатов 9

3. Организация адвокатского производства по уголовным делам 10

4. Результаты деятельности Ивановской областной коллегии адвокатов 14

В период с 14.06.2010 г. по 3.07.2010 года я проходила производственную практику в качестве стажера в Ивановской коллегии адвокатов.

Основной целью практики приобретение практического опыта в применении теоретических знаний, полученных при изучении комплекса специальных дисциплин по курсу «Юриспруденция».

В процессе прохождения практики решены следующие задачи:

а) изучение нормативно-правовых актов, регламентирующих деятельность адвокатуры;

б) определение задач и структуры Ивановской областной коллегии адвокатов № 4;

в) изучение приходящей и исходящей документации, порядка ее регистрации в Ивановской областной коллегии адвокатов № 4;

г) ознакомление с порядком оформления исковых заявлений, кассационных жалоб

д) исследование порядка приема граждан в Ивановской областной коллегии адвокатов № 4

Во время прохождения практики под руководством адвоката-наставника мною выполнялись следующие обязанности:

помощь при подготовке и составлении исковых заявлений, в том числе подготовка всех необходимых документов, заверение копий документов у нотариуса

Выезд к клиентам адвоката для передачи или получения документов.

подготовка документов для клиентов адвоката, организация и ведение делопроизводство в адвокатском образовании (подготовка и оформление соглашений об оказании юридической помощи, их нумерация и хранение в установленном порядке).

присутствие на следственных действиях, на судебных заседаниях.

1. Организационно-правовая характеристика Ивановской областной коллегии адвокатов № 4

Ивановская областная коллегия адвокатов, именуемая в дальнейшем «Коллегия», создана в результате преобразования коллегии защитников, учрежденной в двадцатых годах прошлого столетия. Государственная регистрация ранее действовавшего устава Коллегии была произведена 26 апреля 1996 года Управлением юстиции Администрации Ивановской области. Необходимость создания новой адвокатской структуры была определена Федеральным Законом «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ» от 31 мая 2002 года. В данном законе адвокатская палата определена как негосударственная некоммерческая организация, основанная на обязательном членстве адвокатов одного субъекта Российской Федерации. 18 декабря 2002 года Коллегия внесена в Единый государственный реестр юридических лиц, ОГРН 1023601579528.

Ивановская Коллегия Адвокатов руководствуется следующими нормативными источниками:

Конституция Российской Федерации 1993г.;

Закон «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ от31 мая 2002 года;

Федеральные законы, принимаемые в соответствии с федеральными законами нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти;

Указы Президента Российской Федерации;

Постановления Правительства Российской Федерации;

Ведомственные нормативные акты;

иные нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

Коллегия, входящая в адвокатское сообщество Российской Федерации, действует на основе принципов законности, независимости, самоуправления, самоокупаемости, корпоративности и равноправия адвокатов

Основной целью деятельности Коллегии является оказание содействия адвокатам, являющимися ее членами, в осуществлении деятельности, направленной на защиту прав, законных интересов граждан и организаций, разрешение споров и конфликтов, оказание юридической помощи.

Предметом деятельности Коллегии является

организация адвокатской деятельности и оказание содействия членам Коллегии в её осуществлении;

развитие института адвокатуры и объединение адвокатов для выполнения их профессиональных задач;

повышение правовой культуры, организация правового просвещения и распространение правовых знаний;

повышение профессиональной подготовки адвокатов;

представление и защита интересов членов Коллегии в законодательных, исполнительных, правоохранительных, судебных и иных органах;

обеспечение правовой, социальной, материальной, профессиональной и личной защищенности членов Коллегии, в том числе, в области страхования риска профессиональной имущественной ответственности;

осуществление функций налогового агента членов Коллегии по доходам, полученным ими в связи с осуществлением адвокатской деятельности и представителя членов Коллегии по расчётам с доверителями и третьими лицами.

осуществление иной, не запрещённой законодательством Российской Федерации, деятельности, направленной на реализацию целей деятельности Коллегии.

Членами Коллегии являются лица, имеющие статус адвоката. Основными направлениями деятельности адвоката являются: защита по уголовным и гражданским делам в сфере экономики, компьютерной информации, правовое обслуживание компаний, представление по экономическим спорам в арбитраже и судах общей юрисдикции.

Организационная структура Ивановской областной коллегии адвокатов представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Организационная структура Ивановской областной коллегии адвокатов

Высшим органом Коллегии адвокатов является Общее собрание членов Коллегии и конференция членов Коллегии. Конференции бывают очередными (годовыми) и внеочередными. Конференция созывается один раз в год по решению Президиума Коллегии не позднее июня. Внеочередное общее собрание созывается в любое время по решению Президиума Коллегии. Президиум Коллегии принимает решение о созыве внеочередного общего собрания по требованию не менее одной трети членов Коллегии.

Постоянно действующим коллегиальным органом управления Коллегии является Президиум Коллегии. Президиум Коллегии избирается Общим собранием (конференцией) членов Коллегии из числа членов Коллегии тайным голосованием на срок три года (до избрания новых членов Президиума на соответствующем годовом общем собрании (конференции) Коллегии). Количество членов Президиума определяется Общим собранием (конференцией) членов Коллегии. Председатель Коллегии входит в состав Президиума по должности. Избранными в члены Президиума считаются кандидаты, получившие большинство голосов адвокатов, участвующих в голосовании.

Единоличным исполнительным органом Коллегии является председатель Коллегии. Председатель Коллегии:

организует и планирует работу Президиума, председательствует на его заседаниях;

организует проверку жалоб и иных материалов о действиях адвокатов и вносит соответствующие предложения на рассмотрение Президиума либо передает материалы проверки на рассмотрение собранию адвокатов соответствующего филиала;

без доверенности действует от имени Коллегии, представляет ее интересы;

заключает договоры, в том числе открывает и закрывает банковские счета Коллегии, и совершает иные юридические действия, не запрещенные настоящим Уставом;

ведет переписку от имени Коллегии;

руководит работой аппарата Президиума Коллегии, осуществляет приём и увольнение работников аппарата Президиума и штатных работников Коллегии;

осуществляет контроль исполнения решений Общего собрания (конференции) Коллегии и постановлений Президиума.

Председатель Коллегии принимает решения в форме приказов и распоряжений.

По состоянию на 1 июня 2010 года в Ивановской областной коллегии состоит 597 адвокатов (включая филиалы).

При составлении документов соблюдаются требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) об адресовании, датировании и удостоверении документов, проставлении отметок об их прохождении и исполнении.

Прием граждан для оказания юридической помощи осуществляется адвокатами ежедневно, в рабочие дни, в установленные руководителем адвокатского образование (филиала) для приема граждан часы, в порядке общей очереди.

Читайте так же:  Подать заявление на садик великий новгород

В соответствии со ст. 25 ФЗ «ОБ адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ» адвокатская деятельность осуществляется на основе соглашения между адвокатом и доверителем. Соглашение представляет собой гражданско-правовой договор и регламентируется Гражданским кодексом РФ.

Для учета проделанной работы в Ивановской областной коллегии ведутся следующие журналы:

— журнал распоряжений руководителя адвокатского образования,

— журнал учета личного состава адвокатов,

— журнал учета входящей корреспонденции,

— журнал учета исходящей корреспонденции,

— журнал регистрации заявлений и жалоб граждан,

— журнал учета приема граждан в порядке ст.26 ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ»,

— журнал учета участия адвокатов в порядке, предусмотренном ст.51 УПК РФ и ст.50 ГПК РФ,

— журнал учета профилактических мероприятий: лекций, докладов, выступлений в СМИ,

— журнал учета мероприятий по повышению профессиональной подготовки адвокатов.

Соглашение о характере и объеме принятого поручения об оказании юридической помощи физическим и юридическим лицам составляется в 2-х экземплярах, один из которых хранится в соответствующем наряде адвокатского образования, а другой – выдается доверителю.

Методические рекомендации «Ведение делопроизводства по уголовным и гражданским делам» от 18.07.2012

Вниманию адвокатов!

«Ведение делопроизводства по

уголовным и гражданским делам»

по оказанию методической помощи

и защите прав адвокатов при

осуществлении адвокатской деятельности.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

«Ведение делопроизводства по

уголовным и гражданским делам»

Добросовестное исполнение адвокатом, участвующим в уголовном судопроизводстве, профессиональных обязанностей, возложенных на него законом, требует тщательной подготовки к ведению дела.

Право адвоката знакомиться с момента допуска к участию в деле со всеми его материалами и выписывать (копировать) из него необходимые сведения реализуется в форме адвокатского производства, в которое адвокатом помимо выписок (копий) вносятся все вспомогательные данные и разработки, необходимые для надлежащего исполнения профессиональных обязанностей.

Поскольку характер подготовки адвоката к ведению уголовного дела зависит от его содержания, сложности, объема, количества проходящих по делу обвиняемых (подсудимых), допрошенных свидетелей, проведенных экспертиз и т.д., невозможно рекомендовать единые правила составления адвокатского производства, единый метод изучения дел.

Однако практика работы адвокатов выработала полезный опыт, использование которого поможет адвокатам в подготовке к участию в уголовном процессе.

Настоящие рекомендации имеют целью оказание методической помощи адвокатам, как при изучении уголовного дела, так и при составлении адвокатского производства.

СОДЕРЖАНИЕ АДВОКАТСКОГО ПРОИЗВОДСТВА

Начинать ознакомление с делом рекомендуется с тех процессуальных документов, которые определяют содержание объем предъявляемого обвинения: в стадии предварительного следствия это постановление о привлечении в качестве обвиняемого; при подготовке к участию в суде 1-й инстанции – обвинительное заключение; во 2-й инстанции – приговор суда, при ведении дела в надзорных инстанциях – приговор суда, кассационное определение, а также протесты и вынесение по ним определения и постановления. Затем изучаются все остальные материалы дела.

Группировать выписки рекомендуется либо: а) в том порядке, как расположены материалы дела; б) по отдельным лицам; в) поэпизодно и т.д.

Метод группировки материалов зависит от характера дела и избирается с целью наибольшего удобства пользования ими. По сложному многотомному делу, например, представляется целесообразным выписать каждый из предъявленных эпизодов обвинения в отдельности и в дальнейшем вести запись поэпизодно.

Последовательность работы адвоката над делом зависит от момента, с которого адвокат допущен к участию в судопроизводстве и от той процессуальной роли, которую он выполняет по делу.

При осуществлении защиты в стадии предварительного следствия после ознакомления с постановлением о привлечении в качестве обвиняемого и протоколом допроса обвиняемого целесообразно сопоставить эти документы, касающиеся подзащитного, с аналогичными материалами в отношении других обвиняемых, чтобы получить представление о фабуле дела и позиции лиц, привлеченных к ответственности.

Если адвокат участвует в деле в качестве защитника с момента предъявления обвинения, то это дает ему в соответствии с законом право на ознакомление со всеми материалами, собранными следствием к этому моменту.

Последующее участие адвоката в следственных действиях должно найти отражение и в адвокатском производстве. В записях адвоката должны содержатся вопросы, которые были им с разрешения следователя поставлены свидетелям, потерпевшим и экспертам, ответы на них, замечания, сделанные им для внесения в протокол следственного действия, копии заявленных ходатайств и вынесенных по ним постановлений следователя, копии жалоб на действия следователя и ответов прокурора на эти жалобы.

При изучении дела, назначенного к слушанию в суде 1-й инстанции, после ознакомления с постановлением о предъявлении обвинения следует изучить обвинительное заключение, сравнив текст его с резолютивной частью и с постановлением о привлечении в качестве обвиняемого.

Затем необходимо ознакомиться с постановлением о назначении судебного заседания.

При ознакомлении с обвинительным заключением рекомендуется выписывать те доказательства, которыми аргументируется вывод о виновности обвиняемого.

Знакомство с материалами дела должно проводиться не только под углом зрения проверки обоснованности предъявленного обвинения, но и с точки зрения того, как соблюдены права обвиняемого, гарантированные ему законом (своевременность предъявления обвинения, обоснованность избрана меры пресечения, соблюдение прав обвиняемого при допросах, опознаниях, при назначении и проведении экспертизы и т.п.). Заслуживает внимания также вопрос о допустимости и относимости доказательств, добытых в ходе предварительного следствия.

Все замечания, появившиеся у адвокатов при изучении этих данных, должны быть записаны.

Практика показывает, что из показаний допрошенных лиц следует выписывать то, что имеет существенное значение для защиты. Отдельные, наиболее важные фрагменты из показаний обвиняемых и свидетелей выписать дословно, чтобы иметь в дальнейшем возможность цитировать их.

Если то или иное лицо допрошено неоднократно и при этом показания не изменялись, достаточно отметить листы дела и даты повторных допросов и указать на идентичность показаний. Если же в новых показаниях появились существенные дополнения, изменения, противоречия – их следует сгладить.

В заключениях экспертов особого внимания заслуживают выводы, которые иногда следует переписать дословно. Однако в некоторых случаях в выписках надо отразить не только выводы экспертизы, но и ход рассуждений экспертов, а также мотивы, по которым они пришли к своим выводам.

Во всех случаях в производстве должны найти полное отражение данные о личности подзащитного. Особенно подробно необходимо отразить данные, положительно характеризующие подсудимого (обвиняемого).

При подготовке к защите несовершеннолетних в производстве адвоката должны находиться выписки из материалов, содержащие сведения о возрасте обвиняемого, условия его жизни и воспитания, причинах и условиях, способствовавших совершению преступления, наличии взрослых подстрекателей и иных соучастников.

Сведения об обстоятельствах, способствовавших совершению преступления, должны выписываться адвокатом по всем делам и использоваться в суде не только для защиты обвиняемого, но и для возбуждения в необходимых случаях ходатайств перед судом о вынесении частных определений, направленных на устранение этих причин и условий.

Следует также иметь в виду, что когда обвиняемый полностью признает себя виновным в предъявленном обвинении, это не освобождает адвоката при составлении досье от необходимости изучения собранных доказательств, так как признание вины может быть положено в основу обвинения лишь при наличии объективных доказательств виновности. Таким образом, доказательства, подтверждающие обвинение, должны также найти отражение в адвокатском производстве.

Выписка необходимых данных, анализ материалов дела и беседа с подзащитным приводят адвоката к избранию определенной позиции.

В случаях, когда в связи с характером дела возникает необходимость изучить дополнительный нормативный материал, специальную или научную литературу, судебную практику, важные для защиты выдержки из этого материала следует занести в адвокатское производство.

В судебном заседании адвокат конспективно ведет протокольную запись, в которой отражается все, что имеет значение для защиты:

— Показания подсудимых и свидетелей, ответы их на вопросы, в необходимых случаях и сами вопросы, заключения экспертов в суде, заявления и ходатайства участников процесса и т.д.

— Следует настоятельно рекомендовать, заранее продумать и подготовить наиболее существенные вопросы подсудимым, свидетелям и экспертам.

— Копии письменных ходатайств необходимо хранить в производстве, а о заявленных устных ходатайствах и представляемых суду документах делать соответствующие записи.

— После изготовления судом протокола заседания адвокату необходимо тщательно ознакомиться с ним, делая из него выписки с обозначением листов дела. При ознакомлении с протоколом судебного заседания адвокату надо сверить свои записи с протоколом, что даст основание решить вопрос о том, есть ли необходимость в принесении замечаний на протокол. Надо помнить, что в жалобах и при выступлении в суде 2-й инстанции допускаются ссылки только на те замечания, которые приняты судом в соответствии со ст. 260 УПК РФ.

Несколько иной порядок составления адвокатского производства рекомендуется в случае принятия адвокатом, не участвовавшим в суде первой инстанции, поручения на защиту в суде 2-й инстанции и в порядке надзора. Работа адвоката, прежде всего, начинается с анализа приговора или кассационного определения.

Целесообразно сопоставить приговор с постановлением о привлечении в качестве обвиняемого, резолютивной частью обвинительного заключения и с постановлением о назначении судебного заседания (а при ведении дела в порядке надзора — и с определением кассационной инстанции) и проверить соблюдение требований ст.ст. 24, 252 УПК РФ. Копию приговора суда желательно иметь в адвокатском производстве.

После этого следует проверить соответствие данных о времени, месте, составе суда и т.п. в приговоре с записями в протоколе судебного заседания, в наличии надлежащих подписей.

За этим должно следовать изучение материалов судебного следствия, производство выписок из протокола судебного заседания.

Данные предварительного следствия изучаются уже после ознакомления с материалами судебного разбирательства. Целесообразно разграничить материалы, которые были исследованы судом, и те, которые оказались вне его внимания, и сделать об этом отметку в производстве. (Например: «Показания Н. оглашены судом»). Выписки из данных предварительного следствия, не противоречащих материалам судебного следствия, могут быть менее подробными, чем при ведении адвокатами дела в суде 1-й инстанции.

В адвокатском производстве должны найти отражение (в копиях или выписках) документы дела, прямо или косвенно относящиеся к предъявленному подзащитному обвинению:

1. Постановления: о возбуждении дела, о задержании, о привлечении в качестве обвиняемого (с полной формулой обвинения и указанием статей УК), об избрании меры пресечения, назначении экспертиз (с перечнем поставленных на разрешение экспертов вопросов).

2. Обвинительное заключение.

3. Протоколы обысков и описи имущества; документы, подтверждающие изъятие ценностей.

4. Протоколы допросов подзащитного, других обвиняемых (подсудимых) потерпевших, свидетелей, очные ставки, заключения экспертов.

5. Протоколы освидетельствования, осмотра документов, вещественных доказательств, осмотра местности, воспроизведения обстановки и обстоятельств события.

6. Характеристики, справки о судимости, прочие документы, относящиеся к личности подзащитного (справки о болезни, составе семьи и т.д.)

7. Выписки из постановления о назначении судебного заседания.

8. Протоколы судебного заседания.

9. Копии ходатайств, заявленных адвокатом на предварительном следствии и в судебном заседании.

10. Копии кассационных, надзорных жалоб, а также замечаний на протокол.

11. Копии приговора и определения (постановления) суда.

При составлении производства рекомендуется соблюдать некоторые технические правила: записи делать только на одной стороне листа, оставлять большие поля, заметки, которые потом могут быть использованы в судебном процессе, делать на полях возле выписок из соответствующих документов.

В конце выписок из документов указываются том, из которого они сделаны, и листы дела (сокращенно: т. 3 л.д. 81, 83-об), дата составления документа, его краткое содержание. Если в документах имеются какие-либо особенности или нарушения процессуального порядка (отсутствие необходимых реквизитов, дат, фамилий) – это также отражается в досье.

Помимо выписок из материалов следственного и судебного дела, адвокатское производство должно содержать в себе ряд других материалов.

Читайте так же:  Лицензия на работу с патогенными микроорганизмами

Это могут быть подсобные справочные таблицы, помогающие адвокату ориентироваться в деле и в своем производстве. Они особенно необходимы по сложным, многоэпизодным, многотомным делам.

По групповым делам таблицы могут составлять в виде схем, графически представляющих связи соучастников по отдельным эпизодам.

Такие схемы помогают ориентироваться в материалах дела.

Если в деле какое-то событие, имеющее важное значение, по разному освещается несколькими лицами или одним и тем же на разных этапах, бывает полезным составление схем-сопоставлений.

В адвокатском производстве следует хранить материалы подготовки к защитительной речи. Нет такого дела, по которому можно произнести речь без предварительной подготовки, составления тезисов, плана разработки краткого или полного ее текста.

В методических рекомендациях нельзя точно определить, какой из видов подготовки к речи следует предпочесть. Однако представляется совершенно очевидным, что в том или ином виде содержание будущей защитительной речи следует отразить и хранить в производстве.

ТЕХИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ

Адвокатское производство должно быть заключено в обложку установленного президиумом коллегии образца и по окончании ведения дела подшито. В нем должны быть указаны справочные данные, регистрационные карточки и ордера, а также основные сведения о выполнении тех или иных действий и движений дела, например:

Дата ознакомления с материалами предварительного следствия

АДВОКАТСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Понятие и значение адвокатского производства

Правила юридического делопроизводства вырабатывались еще в Древнем Риме. Римские юристы собрали их в 17-м титуле 50-й книги «Дигест». Источниками юридического делопроизводства являлись не только творчество юристов, но и искусство ораторов, труды философов. Первоначально термин «адвокатское производство» обобщался термином «юридическая техника».

В XIII в. на Руси начали вводить актовые книги, в которые заносилось все, что происходило в судах. В зависимости от характера рассматриваемых дел они делились на декретные, записные и текущие.

В результате длительного процесса эволюции как самих записей на манжете рубашки, заметок на краях книг и законов, в тетрадях, а также из-за необходимости и значимости этих действий, в сословии присяжных поверенных появилось адвокатское производство.

Организованная адвокатура в России возникла в результате правовой реформы 1864 г., осуществленной Александром II. Но независимость адвокатуры все же была относительной, поскольку был введен так называемый запрет на адвокатскую тайну. Запрет на адвокатскую тайну распространился и в советский период развития адвокатуры. Законодательство того периода обязало адвокатов вести дела таким образом, чтобы можно было в любой момент ознакомиться с ним под видом соблюдения законодательства об адвокатуре.

В 1962 г. Верховный Совет РСФСР принял Положение об адвокатуре РСФСР. В соответствии со ст. 26 Положения адвокату было предоставлено право запрашивать справки, характеристики и другие документы из государственных и общественных организаций. К адвокатам предъявлялись требования «быть образцом точного и неуклонного соблюдения советских законов, моральной чистоты и безукоризненного поведения» (ст. 30).

Законодательство, регламентирующее деятельность адвокатуры СССР, обязывало адвоката вести адвокатское производство. Как должно составляться и что должно включать в себя адвокатское производство — этот вопрос возникал с самого начала стажировки липа, претендующего на статус адвоката. Так, в ст. 9 Примерной инструкции о работе со стажерами в коллегиях адвокатов, утвержденной Министерством юстиции СССР 13 августа 1974 г., указывалось, что «стажеры. всесторонне знакомятся с методикой адвокатской работы, участвуют в составлении адвокатских производств по судебным делам».

В Методических рекомендациях Министерства юстиции СССР по организации работы юридических консультаций коллегий адвокатов от 26.12.1975 № 16-13-85 регламентировался процесс ведения адвокатского производства по уголовному делу, были указаны основные критерии оформления дела. В соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка дня коллегий адвокатов, утвержденных также Минюстом СССР, несоблюдение обязанности по ведению адвокатского производства по утвержденной методике являлось основанием для привлечения адвоката к дисциплинарной ответственности. Впоследствии данные рекомендации были отменены.

До принятия Закона об адвокатуре ведение адвокатского делопроизводства никакими нормативными актами не регулировалось.

21 июня 2010 г. на очередном заседании Совета Федеральной палаты адвокатов были утверждены Методические рекомендации по ведению адвокатского производства.

Согласно решению Совета ведение адвокатского производства является обязанностью адвоката, неисполнение которой может повлечь дисциплинарную ответственность.

При составлении Методических рекомендаций был учтен многолетний опыт адвокатской практики по выработке общих подходов к профессиональной деятельности. Данные рекомендации объединили в себе как основные правила ведения адвокатского производства, так и рекомендации по обеспечению адвокатской тайны, которым должен следовать адвокат при работе с материалами адвокатского производства.

Адвокатские палаты субъектов РФ должны либо принять данные рекомендации по ведению адвокатского производства, либо на их основе разработать собственные рекомендации.

В решении Совета также отмечено, что Федеральная палата адвокатов намерена периодически обобщать практику ведения адвокатами адвокатских производств по делам. Методические рекомендации по ведению адвокатского производства были направлены во все адвокатские палаты субъектов РФ и опубликованы в «Вестнике Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации».

Понятия «адвокатское производство» и «адвокатское досье» некоторыми авторами рассматриваются как равнозначные. Под досье (от франц. dossier — дело) понимают комплект документов, относящихся к какому-либо вопросу, делу, лицу, а также папки с такими документами. Делопроизводство — это деятельность, охватывающая документирование и организацию работа с документами.

Действующее законодательство об адвокатуре не содержит прямого требования об обязательности ведения адвокатского производства.

Однако в соответствии с Законом об адвокатуре (подп. I п. 1 ст. 7) и Кодексом профессиональной этики адвоката (п. 1 ст. 8) адвокат обязан честно, разумно, добросовестно, квалифицированно исполнять свои профессиональные обязанности.

В соответствии с п. 3 ст. 8 Закона полученные в ходе оперативно-розыскных мероприятий или следственных действий сведения, предметы и документы могут быть использованы в качестве доказательств обвинения только в тех случаях, когда они не входят в производства адвоката по делам его доверителей [1] .

Пункт 8 ст. 23 Закона регламентирует, что при выходе из партнерского договора одного из партнеров он обязан передать управляющему партнеру производство по всем делам, по которым оказывал юридическую помощь.

Ведение адвокатского производства является также необходимым по смыслу подп. 5 п. 9 ст. 6 Кодекса профессиональной этики адвоката, где указано, что правила сохранения профессиональной тайны распространяются на все адвокатское производству по делу. «В целях сохранения профессиональной тайны адвокат должен вести делопроизводство отдельно от материалов и документов, принадлежащих доверителю. Материалы, входящие в состав адвокатского производства по делу, а также переписка адвоката с доверителем должны быть ясным и недвусмысленным образом обозначены как принадлежащие адвокату или исходящие от него».

Добросовестное и эффективное исполнение адвокатом своих обязанностей невозможно без тщательной подготовки к ведению дела, в том числе без изучения материалов дела и ведения необходимых записей. Относящиеся к делу материалы должны храниться адвокатом в специальном производстве, называемом адвокатским досье.

Они могут быть размещены как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном или ином виде, позволяющем сделать их доступными для восприятия с помощью технических средств.

Адвокатское досье ведется в целях наиболее удобной для адвоката систематизации информации в процессе оказания юридической помощи доверителю, облегчения работы с информацией, использования собранных данных при формировании позиции по делу и ее реализации.

Адвокатское производство также является эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом квалифицированной юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката, по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.

  • [1] Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.

Инструкция по делопроизводству в адвокатских образованиях Адвокатской палаты Новосибирской области

постановлением Совета Адвокатской палаты Новосибирской области
16 декабря 2003 года

по делопроизводству в адвокатских
образованиях Адвокатской палаты
Новосибирской области

1. Правильная постановка делопроизводства является одним из условий надлежащей организации работы адвокатских образований независимо от избранных форм адвокатской деятельности и направлена на повышение качества и культуры правовой помощи гражданам и юридическим лицам.

Управление адвокатским образованием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно осуществлять полномочия, предусмотренные ФЗ «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ».

В соответствии с ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов, обязательный как для государственных, так и для негосударственных и общественных структур.

Согласно Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах документы организаций представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия, а поэтому являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.

2. Делопроизводство в адвокатских образованиях (коллегиях, бюро, кабинетах) ведется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. № 000 с последующими изменениями; Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), введенной в действие постановлением Госстандарта РФ от 01.01.01 г. № 000 с последующими изменениями; требованиями ГОСТа Р 6.30-97 и настоящей Инструкцией.

Руководители коллегий адвокатов, управляющие партнеры адвокатских бюро и адвокаты, осуществляющие адвокатскую деятельность индивидуально, несут персональную ответственность за документы, образующиеся в адвокатском образовании и должны обеспечить ведение делопроизводства и назначить ответственных за это лиц.

Передача дел и документов при смене ответственного лица оформляется актом приема-сдачи.

II. Требования к оформлению реквизитов документов.

Под документами организационно-распорядительного характера подразумеваются постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), и используемые в работе адвокатских образований. Они должны соответствовать государственному стандарту, которым устанавливается состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков.

1. Состав реквизитов документов.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

03 – эмблема организации;

04 – код организации;

05 – код формы документа;

06 – наименование организации;

07 – справочные данные об организации;

08 – наименование вида документа;

09 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – идентификатор электронной копии документа.

2. Требования к оформлению реквизитов документов.

2.1. Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии Уставом этой организации. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

2.2. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.3. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

2.4. Наименование адвокатского образования, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над наименованием адвокатского образования указывается полное наименование Адвокатской палаты Новосибирской области. Сокращенное наименование адвокатского образования приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и помещается в скобках ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке.

Читайте так же:  Спорное заявление в сбербанк

Наименование филиала адвокатского образования указывают в тех случаях, если он является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

2.5. Справочные данные об адвокатском образовании включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению адвокатского образования (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

2.6. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 9 апреля 2003 г. следует оформлять:

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например,
9 апреля 2003 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 20

2.7. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению адвокатского образования индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и др.

Регистрационный номер документа, оставленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

2.9. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и оно включает только общепринятые сокращения.

2.10. Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

2.11. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России
Управление систематизации
законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Главному врачу муниципальной клинической больницы №2 г. Новосибирска

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов
Новосибирской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Новосибирск,
пр. Дзержинского, д.102а

При адресации документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

Новосибирская обл., г. Купино,

2.12. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Председатель президиума коллегии

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Решением общего собрания
коллегии адвокатов «Инюрколлегия»
от №15

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

2.13. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект ответа

2.14. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии.

2.15. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

2.16. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 6 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Протокол общего собрания адвокатов коллегии адвокатов «Инюрколлегия» на 5 л. в 1 экз.;

2. Заявления адвокатов и .

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу председателя президиума

коллегии адвокатов «Инюрколлегия»

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо инспекции МНС по Центральному району г. Новосибирска от №02/156 и приложение к нему, всего на 15 л.

2.17. Юридическая сила документа удостоверяется подписью, а в ряде случаев, и приложением печати. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:

коллегии адвокатов «Инюрколлегия» л\п

Председатель президиума л\п

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель президиума личная подпись

Главный бухгалтер личная подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, члены комиссии).

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными средствами. Печать проставляется с захватом части слова, обозначающего должность, за исключением отдельных видов документов, где имеется установленное место для простановки печати.

2.18. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

2.19. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.

2.20. Отметка о поступлении документа в адвокатское образование содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметка о поступлении документа в виде штампа, в который входят: наименование адвокатского образования – получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

3. Требования к бланкам документов и оформлению документов.

3.1. Документы изготавливают на бланках. Устанавливается два основных формата бланков документов – А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТу 9327. Каждый лист документа, оформленный на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

3.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

3.3. В работе адвокатских образований могут применяться следующие виды бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк применяется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование адвокатского образования, к которому могут добавляться эмблема и принадлежность к Адвокатской палате Новосибирской области.

Письмо предназначается для отправки в другие организации, а поэтому

бланк письма должен содержать наименование и адресные данные адвокатского образования, код по ОКПО. В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение.

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование адвокатского образования, наименование вида документа (например, приказ), место составления или издания документа, дата, регистрационный номер, эмблему.

4. Организация документооборота в адвокатских образованиях.

4.1. Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. В адвокатских образованиях существуют три основных вида документации:

w документы, поступающие из других организаций (входящие);

w документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

w документы, создаваемые в адвокатском образовании и используемые внутри адвокатского образования.

4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т. д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи).

Не регистрируются лишь личная переписка, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (журналы, бюллетени), объяснительные записки и т. п.

4.3. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит, как минимум, из двух частей:

w порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;

w номера дела по номенклатуре дел. Например:

1) для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 – номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;

2) для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 – очередной порядковый номер.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, постановления президиумов коллегий адвокатов, протоколы общих собраний адвокатских образований, акты ревизий и т. д.

Все правовые документы (кроме запросов), подготовленные адвокатами на бумажных и электронных носителях, в копиях должны храниться в адвокатском образовании 3 года. По решению адвокатского образования на установленный срок копии правовых документов могут храниться у адвокатов. В случае необходимости адвокат обязан представить копии изготовленных им правовых документов по требованию руководителя адвокатского образования, Совета Адвокатской палаты и Квалификационной комиссии.

4.4. В качестве регистрационных форм в адвокатских образованиях ведутся журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов по следующим формам:

Форма журнала регистрации входящих документов